Со времени первого контакта работодателя с потенциальным работником, до момента увольнения, важно, чтобы письменные записи, относящиеся к работнику, хранились в личном деле сотрудника под именем каждого работника. Эти файлы о трудоустройстве, если они хранятся правильно, потенциально могут защитить работодателя от будущей ответственности за трудовые отношения и нарушения трудового законодательства, такие как неправомерное увольнение или дискриминация при трудоустройстве.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Блокировка картотек или безопасное помещение с ограниченным доступом
-
Файловые папки
Понять, почему вам нужно хранить личные дела сотрудников. Это запись компании и сотрудника о том, что произошло на рабочем месте. Записи, хранящиеся в кадровом деле, могут служить для защиты работодателя в будущих судебных разбирательствах и помогают устранить недоразумения, которые могут возникнуть в отношении вопросов политики, вопросов оплаты и льгот, рабочих обязанностей и ответственности, дисциплинарных или корректирующих действий и жалоб.
Так, что должно войти в файл персонала сотрудника? Следующие документы и записи должны вестись специалистами по персоналу или менеджерами каждого сотрудника. Описание работы заявка на работу Предложение работы IRS форма W-4 Квитанция для справочника сотрудника (Часто хорошей идеей является сохранение самой копии справочника, особенно когда он может время от времени меняться. Таким образом, каждый знает, каковы условия справочника, подписанного сотрудником.) Любые оценки производительности, данные Формы регистрации вознаграждений работникам Награды Полученные жалобы и комплименты по поводу сотрудника Дисциплинарные меры или предупреждения * Записи посещений. Рекомендуется, чтобы каждый отдельный тип записи имел свою вкладку.
Медицинские карты и иммиграционные формы должны храниться в отдельных файлах. Поскольку вы не можете принимать решения о трудоустройстве на основании иммиграционного статуса человека, предполагая, что у него есть право на работу в США, а федеральное правительство имеет право пересмотреть I-9, вероятно, лучше оставить его отдельно. Кроме того, что касается медицинской документации, Закон об американцах-инвалидах (ADA) содержит очень строгие правила в отношении конфиденциальности и доступа к медицинским картам после публикации, поэтому необходимо хранить их в отдельном файле и картотеке с ограниченным доступом. доступ. ADA ограничивает раскрытие информации в этих записях руководителям, поскольку у работника есть необходимые ограничения в их обязанностях или они нуждаются в жилье; работники скорой медицинской помощи в случае неотложной медицинской помощи; и государственные и страховые чиновники при ограниченных обстоятельствах.
Важно, чтобы неверная информация в личном деле сотрудника была исправлена немедленно после уведомления компании о том, что эта информация неверна.
Файлы персонала должны быть заблокированы и доступны только людям, имеющим законный бизнес, которым необходим доступ к файлу. Менеджеру или супервайзеру первой линии может потребоваться доступ для принятия решений о повышении в должности и дисциплинарных мерах. Если кто-либо, не имеющий законного бизнеса, должен получить доступ к файлу, хочет его просмотреть, ему нужна действительная повестка в суд. В противном случае права сотрудника на неприкосновенность частной жизни могут быть нарушены.
В целом, закон не требует от вас раскрывать сотруднику то, что находится в его личном деле сотрудника, без соответствующего запроса от сотрудника. Однако, вероятно, лучше вести бизнес, чтобы держать сотрудников в курсе того, что у них в архиве. Таким образом, у вас нет предельного сотрудника, который удивляется, когда его наказывают или увольняют. Исключением из этого общего правила являются положения Закона о справедливой кредитной отчетности (FCRA). Это требует, чтобы вы сообщали сотрудникам или потенциальным сотрудникам, если вы предпринимаете неблагоприятные действия на основании того, что содержится в их кредитном отчете.
Отдельно от вопроса уведомления сотрудников о том, что в их личном деле находится проблема доступа. Многие штаты требуют, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам и бывшим сотрудникам доступ к своим личным данным сотрудников. Как специалист по кадрам или владелец бизнеса, важно, чтобы вы ознакомились с законодательством вашего штата в этом отношении. Тем не менее, как правило, доступ сотрудника должен быть разумным и зависеть от присутствия члена управления, чтобы гарантировать, что ничего не будет взято или изменено. Некоторые законы штата разрешают работнику иметь копии, если они есть, чтобы кто-то из компании сделал копию. Часто будет то, что сотрудник может видеть в своем личном деле. Если имеются важные элементы, такие как рекомендательные письма, уголовные расследования и другая информация, которая может нарушать права других лиц на неприкосновенность частной жизни, им может быть отказано в доступе к ним. Это хорошая идея, чтобы хранить эти элементы на отдельной вкладке в личном деле сотрудника. Некоторые законы штата могут разрешать работнику представлять опровержения в отношении дисциплинарных мер или оценок.
подсказки
-
Храните копию закона штата, если таковой имеется в вашем штате, о доступе к файлам персонала сотрудников, размещенным или пригодным для использования, в том месте, где хранятся эти файлы. Это позволит избежать любых конфликтов между руководством и сотрудником по поводу того, что является и не допускается.
Предупреждение
С каждым сотрудником нужно обращаться одинаково, когда дело доходит до ведения и доступа к его кадровым записям. Любое отклонение на практике может подвергнуть компанию судебному разбирательству. Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, как вести личные дела сотрудников, проконсультируйтесь с адвокатом.
