Переход от использования бумаги и карандашей или множества автономных компьютерных программ к интегрированной информационной системе - верный признак роста малого бизнеса. В отличие от несвязанной ручной системы, основанная на технологиях система обрабатывает все аспекты хранения, обработки, распространения и передачи деловой информации из единого центра. Хотя первостепенные цели часто сосредоточены на нематериальных выгодах, таких как получение конкурентного преимущества или повышение степени удовлетворенности клиентов, многие компании также получают ощутимые выгоды, такие как экономия затрат, улучшенный контроль и меньшее количество ошибок при вводе данных.
Определение материального
То, что вы включаете в список материальных льгот, зависит от того, классифицируете ли вы эти льготы с использованием узкого или широкого определения. Если ваша компания использует узкое определение, ощутимыми преимуществами являются только те, которые вы можете измерить и измерить в денежном выражении. К ним относятся как немедленное снижение затрат, так и долгосрочная экономия средств. Широкое определение также включает в себя почти ощутимые выгоды, которые вы не можете определить количественно в денежном выражении, но которые вы можете непосредственно увидеть, потрогать или почувствовать.
Экономия затрат
Несмотря на то, что часто требуется время, чтобы начать реализовывать преимущества, связанные с экономией затрат, и расходы не сократятся в одночасье, со временем финансовые выгоды становятся более очевидными. Кроме того, эти преимущества часто происходят в последовательности. Например, информационная система повышает производительность, что может привести к сокращению рабочей силы, что снижает ваши эксплуатационные расходы. Это также может повысить эффективность заказа товаров, что часто сокращает время выполнения заказа и приводит как к снижению требований к запасам, так и к затратам.
Лучший внутренний контроль
Ряд ощутимых преимуществ работает для улучшения профилактического и детективного внутреннего контроля. Например, централизованная система хранения информации позволяет улучшить контроль доступа. Ускоренная отчетность, которая часто приводит к обратной связи в реальном времени, повышает ответственность и снижает вероятность злоупотребления активами предприятия, мошенничества или внутренней кражи. Кроме того, автоматическое отслеживание не только облегчает поиск текущих и исторических документов, но также позволяет создавать и просматривать полные контрольные журналы для большинства любых транзакций.
Увеличение дохода
Информационная система может улучшить время отклика и увеличить доходы от продаж. Ощутимые преимущества, такие как улучшенная доступность данных и меньшее количество узких мест в информационной системе управления запасами в информационной системе, могут помочь увеличить продажи за счет сокращения дефицита и просроченных заказов. В части управления взаимоотношениями с клиентами более легкий доступ к информации о клиенте может означать разницу между совершением и отказом от продажи. Это также позволяет специалистам по продажам и обслуживанию клиентов отслеживать историю заказов клиентов и планировать своевременные продажи.
