Общение внутри организации имеет решающее значение. Чем больше связанных и информированных сотрудников, тем больше они будут доверять своему работодателю. Исследования показывают, что сотрудники предпочитают личное общение со своим начальством, но временные ограничения и размер организации не всегда допускают такой подход. Записки компании - это еще один способ донести важную информацию до внутренней аудитории организации. Менее формальные, чем деловые письма, они могут объявлять о новых политиках или организационных изменениях, предоставлять запрашиваемую информацию или служить обновлением проекта. Обучение написанию служебной записки, которая предоставляет информацию, необходимую сотрудникам, поможет укрепить «силу внутри компании».
Предметы, которые вам понадобятся
-
Цифровое изображение логотипа компании
-
Настольная издательская программа
-
принтер
-
Бумага
Вставьте логотип компании как изображение вверху вашей страницы.
Создайте заголовок, который гласит (всеми заглавными буквами) «MEMO», «MEMORANDUM» или «ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ». Это можно отцентрировать вверху или выровнять по левому полю.
После заголовка вставьте строку пробела, а затем слова «TO:», «FROM:», «DATE:» и «SUBJECT:» (вместо «SUBJECT:» можно заменить «RE:») на соответствующая информация сопровождается жестким возвращением. Расположение может варьироваться. Каждый элемент может иметь свою собственную строку в общей сложности четыре строки, или вы можете разделить на два столбца: первый с «TO:» и «FROM:», а второй с «DATE:» и «SUBJECT». Вы не делаете включите внутренний адрес или приветствие («Уважаемый…»).
Начните тело своей заметки со второй или третьей строки под заголовком. Если ваша заметка является обычным сообщением, откройте ее прямым способом. Записки, содержащие плохие новости, следует открывать нейтральным заявлением, тесно связанным с темой заметки, известной в деловом общении как буфер, чтобы подготовить читателей к отрицательной информации. В зависимости от новостей, вы можете выбрать одну из нескольких стратегий для этого открытия. Будьте уверены, что это искренне, актуально, честно и кратко.
Используйте оставшуюся часть вашего пространства, чтобы предоставить важные детали. Тон должен быть разговорным. Используйте подзаголовки, чтобы сделать более длинные заметки легче для чтения. Вы также можете включить таблицы, графики или другие визуальные эффекты. Авторы, желающие убедить свою аудиторию, должны указать, каким образом / почему эта информация будет полезна как для сотрудников, так и для компании в целом.
Конец положительной, дружеской ноты. Не включайте бесплатное закрытие или подпись.
Напечатайте памятку и инициал с вашим именем вверху или подготовьте заметку для отправки по электронной почте (вы можете потерять часть форматирования, отправив электронное письмо). Если памятка будет отправлена нескольким получателям, может быть дешевле распечатать одну копию, инициализировать ее, а затем сделать ксерокопии.
Распределить. Он может быть доставлен вручную, отправлен по электронной почте, отправлен по внутренней почте или по почте через почтовое отделение.
подсказки
-
Используйте формат блока (без отступа) с линией пробела между каждым абзацем. Сосредоточьтесь на одной теме. Постарайтесь сохранить памятку под двумя страницами. Заметки должны использоваться только среди вашей внутренней аудитории. Не посылайте памятки людям за пределами вашей компании. Напишите письмо вместо. Если вы обращаетесь к меморандуму с определенными лицами, а не со всем отделом или сотрудниками в целом, разместите в алфавитном порядке свой список получателей, если только на определенных должностях нет людей, которым следует дать более заметное место.
