Обеспечение хорошей информированности ваших руководителей, коллег и подчиненных является необходимым условием бесперебойной работы офиса. В то время как большая часть повседневной информации обменивается лично, по электронной почте или по телефону, иногда необходимо написать служебную записку, которая запоминает обсуждения и действия, которые уже произошли (включая оценки сотрудников), и / или дает каждый "хедз-ап" в отношении предстоящих изменений. Вот что вам нужно знать, чтобы собраться с мыслями и написать эффективную записку.
Определите цель записки, которую вы хотите написать. Попробуйте обобщить это в одном коротком предложении. Примеры: ориентация для новых сотрудников; Новые процедуры обработки претензий на поездки; Праздник Потлак. Это предложение будет представлять собой строку «Тема» в верхней части заметки непосредственно под адресатами.
Определите лиц, к которым будет обращена записка. Если это всего несколько человек, заметка будет идентифицировать их по имени, названию и отделу. Однако, если это собирается большая группа, они будут идентифицированы коллективным названием. Примеры: все сотрудники; Менеджеры отдела 4; Служба технической поддержки. Эта информация будет размещена в строке «Кому» памятки.
Укажите себя и свой заголовок в строке «От». Даже если все знают вас как «Боб», вы должны идентифицировать себя как по имени, так и по фамилии.
Следуйте «правилу 3» при создании содержания вашей заметки; в частности, скажите своим читателям, что вы собираетесь сказать им, скажите им, что это такое, и закончите, повторив то, что вы только что сказали им. Например, возможно, ваша памятка напоминает вашим сотрудникам о том, что отвлекающие моменты праздничного сезона делают воры популярным временем для кражи предметов, таких как кошельки и личные вещи, оставленные на виду. Первый абзац сообщит им о необходимости быть осторожным. Второй абзац даст советы о том, как запирать столы и двери, а также лучше знать посетителей. В третьем параграфе рекомендуются действия, которые следует предпринять, если они наблюдают подозрительное поведение или являются жертвой кражи в офисе.
Используйте маркеры для заметок, которые предоставляют процедурный контент или любой тип контрольного списка. Это гораздо легче понять и понять, чем встраивать их в повествовательный абзац.
Соблюдайте правило 1-дюймовых полей слева и справа и внизу страницы. Верхняя часть вашей страницы, вероятно, представляет собой бланк или шаблон, который уменьшит верхнее поле на несколько дюймов. Если у вас нет бланка, вы можете создать красивый документ самостоятельно, поместив слово «MEMO» жирным шрифтом на 2 или 3 дюйма вниз от верхней части страницы. «To:», «From:» и «Subject:» будут напечатаны на левом поле. Тело памятки с одинарным интервалом.
Используйте 12 пт. шрифт, который будет легко читаться вашими получателями. Times New Roman и Курьер являются стандартными; Книжник и Палатино также приемлемы.
Тщательно проверьте ваш контент, прежде чем распечатывать его.
Скопируйте столько копий, сколько вам нужно, и раздайте их получателям.
подсказки
-
По возможности сохраняйте свои заметки на одной странице. Поскольку каждый сотрудник офиса должен сделать все, что угодно, любая записка, которая отправляется на несколько страниц, вероятно, будет отложена для последующего чтения и, в конечном итоге, попадет на дно стека. Если содержание имеет срочный характер или касается предстоящей встречи, которую они должны включить в свои календари, убедитесь, что она выделяется в строке темы, чтобы ваши читатели не пропустили ее.
Предупреждение
Если содержание вашей заметки отрицательное или, возможно, написано в духе огорчительного момента, отложите ее на несколько часов или на следующий день и прочитайте еще раз.
