Председательство на собрании может сделать или сломать ваш рост на вершине компании или ваш уровень уважения в качестве руководителя. Председательство на встрече не должно быть стрессовым, это может быть весело. На следующем собрании, на котором вы управляете, возможно плавное плавание.
Отправьте электронное письмо до встречи с изложением желаемой повестки дня и тем, которые будут затронуты. Будьте подробны и конкретны о том, как долго будет длиться встреча и где она состоится.
Приходите на собрание за 10 минут до того, как это запланировано для остальных участников. Не торопитесь, выкладывая все необходимые документы, получая чашку кофе (или другой напиток, чтобы не высыхать горло во время разговора) и располагаясь в передней части комнаты.
Приветствуйте всех, когда они входят в комнату, пожимают руки и смотрят в глаза. Направьте их на назначенные места, если это необходимо.
Назначьте кого-нибудь, чтобы делать записи или протоколы собрания.
Откройте совещание кратким вступлением, стоя перед столом, офисом или конференц-залом, в котором проходит собрание. Просмотрите протокол предыдущего заседания и попросите одобрения. Как только вы получите это одобрение, прежде чем продолжить, ответьте на любые вопросы о повестке дня.
Начните диалог или брифинг по первой теме бизнеса. Разрешить другим отвечать, добавлять и обсуждать. Если люди обильно говорят вне очереди, попросите их, пожалуйста, уважать других в комнате и подождать, чтобы устно проиллюстрировать их точку зрения.
Оставайтесь под контролем. Когда люди сбиваются с пути по обсуждаемой теме, приятно, но решительно вмешиваются, чтобы заставить всех вернуться к центральной проблеме. Если вы позволите разговору отклониться, это отразится на вашей способности председательствовать на собрании.
В конце встречи встаньте и поблагодарите всех за то, что пришли. Напомните им о любых задачах, которые они совершили тоже. Пожмите руки, если это возможно, когда люди покидают собрание.
