Первые впечатления учитываются, так что лучше сделать хорошее, особенно при запросе деловой встречи. Планируете ли вы написать потенциальному деловому партнеру, правительственному чиновнику или клиенту, ваш выбор слов может иметь решающее значение. Плохо написанное письмо с просьбой о встрече может повлиять на ваш имидж - и ваш бренд. Кроме того, это может разрушить ваши шансы получить положительный ответ.
Используйте соответствующую строку темы
Когда вы отправляете письмо с просьбой о встрече, убедитесь, что в строке темы указано ваше намерение встретиться с получателем. Держите это коротким и простым. Вот несколько примеров:
- Приглашения на собрание
- Запрос на встречу
- Письмо с просьбой о встрече
- Запрос на встречу (день недели)
- Планирование встречи
В зависимости от ваших предпочтений, вы можете поместить строку темы выше или ниже адреса получателя. Если вы хотите связаться с получателем через Интернет, вы можете использовать одну и ту же строку темы для своего электронного письма и письма.
Представьтесь
Начните письмо, представившись. Если вы встретились с получателем в какой-то момент, не забудьте упомянуть об этом. При необходимости предоставьте краткое описание вашей организации или ее миссии. Например, вы можете сказать что-то вроде:
Уважаемый представитель (фамилия)
Меня зовут (ваше имя), и я связываюсь с вами от имени (название компании). У нас есть общий интерес к … и я хотел бы обсудить больше.
Если у вас есть реферал, вы можете начать с: (Имя реферала) упомянул, что вам было интересно узнать больше о наших продуктах и услугах. Я хотел бы пригласить вас обсудить больше в нашем офисе (дата и время).
Укажите цель собрания
Сообщите получателю, что ожидать от встречи, в том числе сколько времени это займет. Предоставьте приблизительный график и охватите основные моменты. Например, вы можете сказать:
Заранее благодарим вас за рассмотрение этого запроса. Буду признателен за возможность встретиться с вами и обсудить, как мы могли бы объединить усилия в будущих проектах.
На нашей встрече будет представлен краткий обзор наших технологий и ресурсов, а также некоторые примеры нашей работы в этой области. Мы также заинтересованы в обсуждении потенциального сотрудничества, которое будет взаимовыгодным для обеих сторон.
Попытайтесь объяснить, что вы ищете и почему вы запрашиваете эту встречу в первую очередь. Предложите две или три даты и время, а затем попросите получателей подтвердить их наличие.
Ваше письмо может сказать что-то вроде:
Пожалуйста, предложите дату и время, которые соответствуют вашему расписанию.
Вы доступны на дата и время? Если нет, пожалуйста, свяжитесь с нами по (номеру телефона) или (адресу электронной почты), чтобы назначить время встречи.
Мы свяжемся с вами в ближайшее время, чтобы подтвердить получение этого письма и установить удобные для вас день и время.
Используйте правильный формат
Деловые письма имеют определенный формат. Напишите свое имя и адрес в правом верхнем углу страницы. Введите контактную информацию получателя в левом углу страницы или под своим адресом.
Оставьте широкие поля и используйте фирменный бланк, если это возможно. Держите письмо коротким и точным; в идеале он не должен превышать одну страницу. Используйте официальное приветствие, такое как «Уважаемый господин (имя получателя) «Если вы не знаете точного имени получателя, вы можете использовать "Уважаемые дамы и господа." Конец письма «С уважением», «С уважением» "С уважением ваш" или другие официальные закрытия, после чего следует ваше имя.
Письмо с просьбой о встрече должно быть четким и кратким. Вырежьте ненужные слова и ненужную информацию. Используйте легко читаемый шрифт, например Times New Roman или Arial. Не забудьте вычитать письмо перед отправкой.
