Некоторые люди считают, что им нужно уделять минутку на собрании как неблагодарное занятие.Тем не менее, овладение искусством использования эффективных протоколов заседаний не только помогает участникам понять вопросы, обсуждения и согласованные действия, но также может помочь другим, кто не был за столом в процессе принятия решений. Не стоит недооценивать силу и эффективность обучения, как овладеть этим навыком письма.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Повестка дня встречи
-
Список участников
-
Ручка или карандаш
-
Блокнот или ноутбук
-
Устройство записи звука (опционально)
Начните с минут встречи, указав название собрания, место, дату и время его проведения.
Перечислите приглашенных участников, которые присутствуют по их имени, названию и отделу, которые они представляют, наряду с приглашенными, но не присутствующими. Также перечислите имена любых приглашенных приглашенных докладчиков или докладчиков.
Создайте подраздел для каждого пункта повестки дня и делайте заметки, поскольку обсуждение связано с этой темой. Запишите ключевые обсуждения и, по возможности, попытайтесь указать имя человека, связанное с какими-либо ключевыми замечаниями.
После обсуждения темы запишите все согласованные последующие шаги или решения, принятые в отношении этого пункта повестки дня, чтобы включить в него рекомендуемые действия, кого, сроки выполнения, ответственные лица или отдел по осуществлению и т. Д. Это наиболее важная часть процесса принятия протокола. процесс, так как любые планы действий от встречи будут получены из этого раздела.
Для любых вопросов или вопросов для обсуждения, поднятых, но не решенных, добавьте их в отдельный раздел ваших минутных страниц с пометкой «Неразрешенные проблемы». Посетители собрания могут просмотреть их позже, а организатор собрания может затем решить, как лучше всего обрабатывать разрешение этих элементов.
В конце протокола запишите согласованную дату, время и место проведения следующего собрания, а также любую другую информацию, которую участники должны знать при подготовке к следующему заседанию.
Наконец, убедитесь, что все приглашенные участники, присутствующие или нет, получают копию протокола. Хорошее практическое правило - распределять протоколы в течение 24–48 часов после собрания. Таким образом, если что-то неточно или кто-то неверно процитирован, это можно исправить, пока это свежо для каждого посетителя.
подсказки
-
Важно иметь точный список присутствующих, так как может быть важно узнать позже, кто присутствовал и принимал участие в принятии ключевых решений на собрании. Всегда не забывайте указывать свое имя и дату, которые вы заняли в протоколе вместе с файлом. Имя пути, где можно найти минуты, если хранятся в электронном виде на компьютере.
Предупреждение
Можно взять стенографию, но не пытайтесь перефразировать или вставлять ваши собственные слова, комментарии или мнения о том, что, по вашему мнению, кто-то сказал, почувствовал или подумал - запишите протокол так, как это сказал человек.
