Поддержание надлежащего делового этикета важно для секретарей, которые часто являются первым представлением о бизнесе или руководителе, которое имеет клиент или клиент. Применение нескольких общих правил делового этикета может помочь секретарю создать наиболее положительное впечатление о ее начальнике и компании.
Провести
Профессиональное поведение является обязательным, когда вы на работе или когда представляете своего руководителя или компанию на должностях. Очень часто клиенты или другие специалисты приравнивают уровень профессионализма руководителя к его секретарю, если руководитель отсутствует. Всегда отвечайте на телефонные звонки, используя вежливое деловое приветствие. Встречайте посетителей с улыбкой и будьте вежливы. Не становитесь эмоциональными или легко рассерженными. Поддерживайте вежливое, уважительное поведение во все времена.
Платье
У многих компаний есть строго соблюдаемый дресс-код деловой одежды. Даже если ваша компания не предоставляет такой дресс-код, вы всегда должны выглядеть чистыми и хорошо сложенными. Не носите плотную или открытую одежду. Убедитесь, что все костюмы и рубашки чистые и хорошо выглажены. Не носите короткие юбки. Ваша обувь должна соответствовать рабочей обстановке - без кроссовок или шлепанцев - и быть удобной для работы. Если вы работаете в промышленной среде, вам может потребоваться носить обувь с плоским носком.
Официальный адрес
Секретарь всегда должен официально обращаться к начальству. Это показывает уважение к вашим руководителям и помогает поддерживать профессиональную рабочую среду. Воздерживайтесь от использования имени вашего босса в общественных местах или на собрании. Всегда используйте «Мистер» или "мисс" при обращении к другим руководителям компании. Если ваш начальник запрашивает более случайный адрес, например, используя свое имя или псевдоним, используйте его только в более приватной или неформальной обстановке, например, в своем личном кабинете, где нет других начальников.
организация
Одной из важнейших функций секретаря является поддержание организации. В целях делового этикета поддерживайте чистое, организованное рабочее пространство. Избегайте создания помех на вашем столе или в вашей рабочей зоне. Если вы работаете в области, где клиентов или других руководителей могут попросить дождаться встречи, убедитесь, что эта область также организована. Не оставляйте личные вещи или журналы разбросанными по всей рабочей зоне. Храните все конфиденциальные файлы и личные вещи вне поля зрения посетителей.
