Письмо с жалобой служит постоянной записью вашей жалобы физическому лицу или организации. В хорошо написанном письме четко указана проблема, с которой вы столкнулись при работе с определенным продуктом или услугой, и ожидаемое решение. При написании письма придерживайтесь спокойного и профессионального тона. Избегайте любых угроз, недопустимых скандалов, сарказма или ненормативной лексики. В большинстве случаев вы пишете письмо человеку, который не несет ответственности за вашу проблему, но он может помочь в ее решении.
Адресуйте ваше письмо конкретному человеку. Не используйте «Уважаемый сэр» или «Кому это может касаться». Позвоните в коммутатор компании и попросите имя и должность соответствующего менеджера. Подтвердите правильное написание ее имени. Если вы не можете идентифицировать имя, используйте соответствующий заголовок, например «Менеджер по обслуживанию клиентов».
Используйте ручку и бумагу или черновую версию вашей программы обработки текста, чтобы записать все детали, относящиеся к вашей жалобе. Включите такую информацию, как название и описание продукта, номер заказа, название бренда, номер модели, цена и дата покупки. Скопируйте все документы, относящиеся к вашей жалобе. Перечитайте всю информацию и убедитесь, что ваша жалоба законна.
Начните письмо с положительной ноты. Используйте первый абзац, чтобы обсудить некоторые положительные аспекты организации. Например, вы можете упомянуть свою лояльность к бренду или какие-либо конкретные отношения с персоналом компании. Например: «В прошлом я с удовольствием посещал ваш магазин. Многие продавцы-консультанты приветствуют меня по имени и стараются изо всех сил, чтобы я был доволен своими покупками».
Укажите характер вашей жалобы во втором абзаце. Включите все детали, которые читатель должен знать для рассмотрения вашей жалобы. Например: «В соответствии с условиями моей 30-дневной гарантии я возвращаю монитор, приобретенный 7 марта 2011 года, за 373,89 долл. США. Прилагается фотокопия квитанции». Не отправляйте оригиналы чеков или других документов.
Используйте третий абзац, чтобы четко изложить свои ожидания. Например, «Поскольку тостер не работает так, как указано производителем, я ожидаю немедленного полного и немедленного возмещения в размере 47,83 долл. США плюс почтовые расходы, которые я заплатил за возврат тостера. Я буду ждать вашего ответа четыре недели. Если я не услышу» от вас я свяжусь с Better Business Bureau."
подсказки
-
Укажите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Пишите короткие абзацы и сохраняйте длину письма на одной странице. Попросите верного друга или родственника вычитать ваше письмо. В дополнение к проверке орфографических и грамматических ошибок, она должна убедиться, что тональность письма соответствует.
