Наличие онлайнового руководства по политике и процедурам позволяет любому сотруднику просматривать политики и процедуры в любое время, не беспокоясь о последних обновлениях. Компания избегает печати нескольких бумажных копий по мере необходимости для разных отделов. Первым шагом является написание руководства по политике и процедурам, а следующее - создать бесплатную учетную запись с Google Docs, веб-интерфейсом, который позволяет участнику загружать документы и делиться ими с другими. Затем загрузите документ и установите уровни разрешений для тех, кто может просматривать документ.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Программное обеспечение для обработки текстов, установленное на ПК
-
интернет-соединение
-
Адрес электронной почты
Откройте новый документ в приложении для обработки текста. Кратко опишите, какое содержание необходимо включить в руководство по политике и процедурам. Вы можете разбить руководство по отделам, а затем по задачам в каждом отделе. Обязательно укажите контактную информацию для ключевых сотрудников, отвечающих за каждый отдел. Отформатируйте и отредактируйте документ. Сохрани свою работу.
Войдите в Интернет и посетите google.docs.com. Создайте учетную запись, используя назначенный рабочий адрес электронной почты с паролем, который содержит буквы и цифры. Проверьте свою электронную почту для подтверждения по электронной почте от Google с информацией о вашей новой учетной записи и нажмите на ссылку подтверждения в электронной почте, чтобы завершить процесс учетной записи.
Войдите в свою вновь созданную учетную запись. Нажмите «Загрузить документ» рядом с пунктами меню слева. Появится новое окно с двумя разделами. Левая панель показывает ваш рабочий стол или файлы на жестком диске, в зависимости от того, как вы его настроили. Используйте значки со стрелками в верхней части окна, чтобы перейти туда, где вы сохранили руководство по политике и процедурам. Нажмите на файл руководства по политике и процедурам, чтобы отобразить его в поле «Имя файла». Нажмите «Открыть». Документы Google покажут вам строку состояния, когда загрузка будет завершена.
Нажмите «Назад для управления документами». Установите пустой флажок рядом с недавно загруженным Руководством по политике и процедурам.
Нажмите «Поделиться документом» на панели инструментов над руководством. Откроется еще одно маленькое поле, в котором вы можете ввести адреса электронной почты тех, кому вы хотите иметь разрешение на просмотр или редактирование документа. Если ваш руководитель не сказал вам по-другому, выберите «Просмотр» прямо сейчас. Когда вы нажимаете «Пригласить», он отправляет новое электронное письмо тем, кого вы перечислили, сообщая им, что есть новый документ, который они могут просматривать. Теперь у вас есть полное онлайн-руководство по политике и процедурам.
подсказки
-
Вы можете настроить параметры, играя с уровнями разрешений и уведомлений. При желании Документы Google могут информировать тех, кого вы приглашаете, каждый раз, когда в документ вносятся изменения. Это позволяет вашим коллегам узнать, есть ли обновленная версия для просмотра. Кроме того, Google Docs также предоставляет ссылку с главной страницы для публикации вашего документа в виде постоянной веб-ссылки, что может упростить распространение среди большого количества людей и избавит вас от необходимости обновлять уровни разрешений на ежедневной основе.
Предупреждение
Не сообщайте пароль Google Docs тем, у кого нет доступа к внесению изменений в аккаунт.
