Системы и процедуры жизненно важны для успешного ведения бизнеса. По словам Михаэля Гербера, бизнес-консультанта и автора популярного бизнес-гида «The E-Myth», системный бизнес экономит время, вызывает меньше стресса и зарабатывает больше денег, чем бизнес, движимый словом и инструкциями владельца. Создание офисных процедур - это упражнение в логике и организации, которое лучше всего проводить в пошаговом порядке.
Определите область действия процедуры, а именно то, для чего она предназначена. Будьте достаточно подробно, но не обременительно. Например, вам нужна процедура для обработки входящей почты, которая отличается от процедуры для обработки исходящей почты. Вам не нужна другая процедура для нежелательной почты, счетов, журналов и личной почты. Эти подкатегории могут быть включены в один и тот же общий заголовок.
Определите, кто несет ответственность за выполнение процедуры, включая сроки или сроки, связанные с процессом. Ответственное лицо не должно делать это лично, но должно проверить с делегатом, назначенным, чтобы гарантировать завершение и осмотреть качество. Это определение лучше всего присвоить названию, а не человеку, даже если вы знаете, кто будет выполнять эту работу прямо сейчас.
Перечислите отдельные задачи, присущие этому процессу. Разместите их в хронологическом порядке.
Напишите описание каждой задачи, включая разумные сроки, необходимые инструменты и основные необходимые действия. Включите «состояние завершения» - как выглядит задача после ее завершения. Состояние завершения жизненно важно для проверки работы и оценки производительности сотрудников.
Запишите последствия невыполнения задачи в течение заданного периода времени. Это включает в себя дисциплинарные меры для работника и план действий в чрезвычайных ситуациях для проблем, которые возникают из-за отказа.
