Даже в офисе с одним человеком организация офисных процедур имеет важное значение для эффективной работы бизнеса. Создание набора организованных процедур облегчает ведение бизнеса и сокращает время, необходимое для выполнения накладных задач, таких как регистрация, покупка и выполнение основных документов.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Программное обеспечение для обработки текстов
-
принтер
-
Переплетное кольцо
Создайте список процедур, которые необходимо организовать. Обязательно перечислите все офисные процедуры, которые вы планируете делать в будущем, даже если они выполняются нечасто.
Определите человека, который в настоящее время отвечает за каждую служебную процедуру. Если ответственность несут более одного человека, определите, кто наиболее эффективно выполняет процедуру или кто наиболее четко описывает процедуру.
Попросите каждого человека записать подробное описание того, как они выполняют каждую офисную процедуру. Убедитесь, что каждый соблюдает пошаговый, понятный формат, предоставив шаблон или образец того, как должно быть написано описание каждой офисной процедуры. Попросите, чтобы каждый человек представил копию своего описания в общем формате документа обработки текста.
Объедините все описания служебных процедур в один главный документ, разбитый по главам по функциям. Например, сгруппируйте все бухгалтерские процедуры в одну главу, а все процедуры доставки в другую главу.
Распечатайте полный документ и предоставьте по крайней мере один переплет из трех колец со всеми офисными процедурами своим сотрудникам. Предоставьте каждому сотруднику отдельный документ, охватывающий все служебные процедуры, за которые они несут ответственность, и убедитесь, что все сотрудники ознакомились с документами, относящимися к тем служебным процедурам, которые они регулярно выполняют.
