Вы не станете первым бизнес-профессионалом, который задумается о том, как лучше всего обращаться с конфиденциальной факсимильной передачей. Назовите это «конфиденциально», и вы можете невольно вызвать любопытство и вторжение в чью-то личную жизнь. Пропустите это, и последствия могут быть еще хуже. Решите оба вопроса, пометив свой факс как «конфиденциальный» на титульном листе факса. Затем вставьте несколько зубов в предупреждение о закрытии глаз, написав конфиденциальное сообщение нижнего колонтитула в нижней части листа.
Создайте новый документ в вашей программе обработки текста с полями в 1 дюйм. Вставьте логотип своей компании, если это применимо, вверху страницы.
Сосредоточьте слово «Конфиденциально» жирным шрифтом вверху страницы. Заглавные буквы для акцента. Внизу и по центру поместите слова «Факс», «Титульный лист факса» или «Передача факса» для быстрого распознавания.
Напишите «Дата:», «Время:» и «Количество страниц, включая титульный лист:» в левой части титульного листа. Дважды поставьте пробел и напишите «Адресат:», «Номер факса:» и «Номер телефона:» в отдельных строках. Снова сделайте пробел дважды и напишите: «Отправитель:», «Номер факса:» и «Номер телефона:» в отдельных строках. Включение факсимильных и телефонных номеров - это разумный способ охватить ваши базы, особенно если факс утерян, потерян или потерян. Если номер неправильный или два номера транспонированы, вы можете исправить ошибку при будущих передачах факса.
Персонализируйте свой титульный лист факса с разделом, который соответствует потребностям вашего бизнеса. Например, если вы регулярно отправляете факсы одному и тому же лицу или отделу, вы можете создать поле с заголовком «Информация о маршрутизации» или «Следующие шаги». Или оставить параметры открытыми, создав раздел «Комментарии», чтобы вы могли -пишите записку или инструкции, например: «Пожалуйста, немедленно позвоните мне, чтобы подтвердить получение этого факса».
Напишите нижний колонтитул внизу титульного листа факса. Подобно конфиденциальному предупреждению, которое вы видите в некоторых электронных письмах, в этом сообщении должно быть указано, что факс: является конфиденциальным; предназначен только для адресата; и содержит информацию, «раскрытие, копирование, использование или распространение которой запрещено». Он также должен запросить уведомление отправителя о ошибочной квитанции - еще одна веская причина указать номер телефона в верхней части титульного листа факса.
