Мелкие денежные средства используются внутри организаций для покрытия незначительных расходов, таких как небольшие расходы на канцелярские товары, почтовые расходы, расходы на парковку посетителей или оплату такси. Мелкие денежные средства часто хранятся в виде наличных на рабочем месте. Из-за ликвидного характера счета мелких денежных средств существует другой набор рисков для мелких денежных средств по сравнению с другими средствами внутри организации.
Личные займы
Сотрудник, имеющий доступ к мелкому денежному фонду, может счесть приемлемым использовать фонд в качестве источника краткосрочного личного займа, беря деньги из фонда для оплаты счетов или покрытия других личных расходов, пока ему не заплатят. Такие транзакции не регистрируются и могут привести к прямой краже мелких денежных средств. По крайней мере, средства не доступны для законного использования в течение периода «займа» работника.
Проверить обналичивание
Когда на банковском счете размещается мелкий денежный фонд, сотрудник, имеющий доступ к этому счету, может попытаться обналичить личные чеки на счет. В банках могут быть политики, которые предотвращают обналичивание личных чеков, но существует риск того, что сотрудник получит чек с недостаточным количеством средств. Когда плохой чек возвращается, средства снимаются с мелкого денежного фонда, вызывая осложнения, пока ситуация не будет исправлена.
Отчет о расходах
Поскольку фонд мелкой наличности обходит обычные процедуры отчетности о расходах в организации, повышается риск незаконного присвоения средств мелкой наличности. Ведение бухгалтерской книги или учет мелких денежных выплат в фонде еще больше увеличивает риск незаконного присвоения. Учет мелких выплат не должен вестись вместе с мелкой наличностью и не должен вестись кем-либо, имеющим доступ к фонду мелких наличных. Наличие другой партии рекордных расходов помогает предотвратить злоупотребление фондом.
Не авторизованный доступ
Мелкие денежные средства являются ликвидными активами, поэтому доступ к этим деньгам должен быть ограничен одним человеком, чтобы избежать нескольких хранителей, которые могут обвинять друг друга в пропаже средств. Единственный хранитель мелких денежных средств должен нести ответственность за хранение денег в надежном месте. Коробка, в которой находятся наличные, должна иметь замок - ящик кассира является разумным вариантом - чтобы помочь предотвратить несанкционированный доступ. Для дальнейшей защиты фонда мелких денежных средств ящик следует хранить в надежном месте, например в закрытом шкафу, в ящике стола или в сейфе, к которому имеет доступ только хранитель фонда мелких денежных средств.
