Ручная система начисления заработной платы выполняется полностью вручную, тогда как компьютеризированная система начисления заработной платы позволяет компании обрабатывать свои начисления заработной платы с помощью специального программного обеспечения для начисления заработной платы. Ручная система может привести к ошибкам расчета и обычно является медленным, трудоемким процессом. Компьютеризированные системы обладают рядом преимуществ, в том числе повышенной точностью и скоростью.
Импорт времени
Многие работодатели используют систему учета рабочего времени, такую как часы, для отслеживания рабочего времени сотрудников. Ручная система требует отслеживания рабочего времени сотрудника вручную, но компьютеризированная система начисления заработной платы имеет возможность автоматически передавать записи сотрудников из системы учета рабочего времени в систему начисления заработной платы.Такая система может отделить обычные часы от сверхурочных часов, хотя сотрудникам иногда может потребоваться внести коррективы.
Автоматические расчеты
Компьютеризированные системы начисления заработной платы могут округлять рабочие часы сотрудников в сегменты по четверти часа и точно рассчитывать общее количество отработанных часов и подлежать оплате, тем самым экономя время, затрачиваемое на ручные вычисления. Эти системы рассчитывают все частоты выплат, такие как еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно, на основе полученных входных данных.
Компьютеризированная система начисления заработной платы автоматически рассчитывает установленные законом отчисления сотрудникам, такие как налоги и выплаты заработной платы, и добровольные отчисления, такие как плата за парковку, 401 (k) взносы и медицинские пособия. Лицо, осуществляющее начисление заработной платы, просто вводит данные, на которых основаны вычеты, такие как информация формы W-4 для удержания федерального подоходного налога.
Обработка зарплаты
Ручная система начисления заработной платы требует, чтобы вы печатали чеки на пишущей машинке или вручную. Компьютеризированная система начисления заработной платы имеет возможность прямого депозита, что позволяет сэкономить деньги, потраченные на чеки и сверку. Кроме того, компьютерная печать чеков и платежных чеков происходит быстро, независимо от объема.
Генерация отчетов
Компьютеризированная система начисления заработной платы генерирует отчеты о заработной плате, которые позволяют дважды проверить заработную плату перед печатью чеков или квитанций об оплате. Министерство труда США требует от работодателей вести учет заработной платы в течение не менее трех лет. Компьютеризированная система позволяет распечатывать регистры заработной платы, относящиеся к каждому периоду оплаты, а также сохранять информацию в системе в течение неопределенного периода времени.
Компьютеризированные системы помогают обеспечить соблюдение налога на заработную плату путем составления налоговых отчетов, включая квартальные и годовые отчеты о заработной плате и формы W-2 для сотрудников. Эти системы предоставляют бухгалтерам компании данные, необходимые для обработки налога на заработную плату и сверки с компании, а также распечатывают необходимые отчеты. Кроме того, эти системы отслеживают дни выплаты пособий, такие как отпуск и личное время, которые принимаются и оплачиваются.
