Любой может оценить вид занятого высокопоставленного руководителя, сидящего за большим столом без какого-либо клочка бумаги - не говоря уже о пылинке - в поле зрения. Похоже, это реальность, потому что этот руководитель, вероятно, так же занят, как и вы, но он нашел способ организовать свою офисную рабочую нагрузку. Вы тоже можете, пока вы разрабатываете систему, которая работает для вас. Это может означать использование одних «проверенных и правильных» техник при одновременном отказе от других.Как и этот высокопоставленный руководитель, помните, что вы отвечаете и что вам следует захватить контроль над своей рабочей нагрузкой, прежде чем он захватит контроль над вами.
Создайте систему хранения документов - электронную и бумажную - чтобы вы могли быстро обойтись без информации после ее просмотра. Многие профессионалы бизнеса являются «мастер-укладчиками», что означает, что они имеют тенденцию накапливать стопки бумаги, которые в конечном итоге переполняют их. Возьмите на себя обязательство работать над проектом, а затем, когда вы закончите, незамедлительно подайте его. Для бумажных файлов создайте файловую систему с цветовой кодировкой, где каждый цвет обозначает сообщение, значимое для вас. Например, реализовать систему трехцветной иерархии, в которой зеленый цвет означает «высокий приоритет», желтый - «средний приоритет», а красный - «низкий приоритет». Или, чтобы уменьшить количество файлов на вашем столе, используйте двухцветную систему. Следуйте той же логике, чтобы создать компьютерную систему регистрации.
Создайте ежедневный список дел и всегда держите его при себе, чтобы вы были сосредоточены и следили. Вычеркивайте задания по мере их выполнения. Точно так же, всегда держите при себе календарь, ссылаясь на него по мере необходимости. Просмотрите свой список дел в конце каждого дня и в начале каждого нового дня, чтобы закрепить свои ежедневные обязательства в уме.
Установите сроки и сроки для каждой из этих задач, будучи оптимистичными, но и реалистичными. Будьте особенно бдительны в отношении времени, которое вы отводите чтению и ответам на электронные письма, поскольку невероятно легко оказаться втянутым в трудоемкий «почтовый водоворот». Помечайте свои письма «высокоприоритетными» сообщениями, чтобы помочь сосредоточить свои усилия - и затем решить, следует ли ответить соответствующим образом.
Начните телефонные звонки и встречи с оценкой их продолжительности, а затем посмотрите на часы и придерживайтесь плана. Люди будут уважать вашу дисциплину, если вы скажете что-то вроде: «Поскольку я знаю, что мы все заняты, давайте сделаем все возможное, чтобы этот телефонный звонок или встреча продолжались до 30 минут».
Установите границы для коллег, которые могут попытаться заманить вас в ловушку в течение длительного обеда или продолжительного разговора об их ужасном свидании вслепую накануне вечером. Хотя какое-то социальное взаимодействие важно для выстраивания отношений между коллегами, будьте осторожны, чтобы оно не вышло из-под контроля и не бросило мяч в ваш хорошо структурированный рабочий день.
Пересмотреть многозадачность. Вы можете подумать, что разговор по телефону, написание электронного письма и просмотр маркетингового предложения делает вас отличным сотрудником, но на самом деле вы можете отвлекать свое внимание и вместо этого быть контрпродуктивными. Если необходимо, заставьте себя сосредоточиться на одной задаче за раз и сравните результаты с многозадачным режимом организации вашей рабочей нагрузки.
Оцените свою текущую рабочую нагрузку, прежде чем соглашаться брать на себя новые обязанности. Хотя многие сотрудники предполагают, что им следует подойти и никогда не отказываться от таких запросов, тщательно продумайте, есть ли у вас время для выполнения задач и можно ли их выполнить в соответствии с вашими высокими стандартами.
Проконсультируйтесь со своим руководителем, чтобы убедиться, что вы находитесь на правильном пути с вашим планом по организации рабочей нагрузки в офисе. Просмотрите ваш «план действий» и попросите обратную связь.
