В то время как работник может стремиться к быстрой замене своей зарплаты, отделу заработной платы необходимо сбалансировать беспокойство сотрудника с необходимостью компании обеспечить правильное обращение с переоформлением. Вы должны быть чуткими к работнику, а также гарантировать, что первоначальный чек еще не был обналичен.
Посмотрите детали потерянного чека в вашей системе начисления заработной платы. Помимо имени получателя, вам необходимо знать дату, номер и сумму чека.
Свяжитесь с вашим банком, чтобы убедиться, что чек не был обналичен.
Попросите, чтобы ваш банк произвел стоп-платеж по чеку. Запросы на стоп-оплату обычно вступают в силу только через 24 часа после их размещения, но правила могут различаться в зависимости от финансового учреждения. Поэтому рекомендуется подождать не менее 24 часов, прежде чем заменять чек, чтобы убедиться, что остановка платежа прошла успешно.
Подождите 24 часа и убедитесь, что остановка платежа прошла успешно. Если все прошло успешно, перейдите к следующему шагу.
Выдайте чек на замену сотруднику. Вам необходимо выполнить этот процесс через систему начисления заработной платы, чтобы чек о замене был записан и включен в форму W-2 сотрудника. Чек на замену должен иметь те же доходы, налоги, вычеты и чистую оплату, что и первоначальный чек. Если вы не можете создать чек для замены непосредственно в своей системе начисления заработной платы, обязательно введите данные чека в систему.
Получите необходимые подписи на проверке замены. Не забудьте включить подтверждающую документацию для лица, подписывающего чек для проверки.
Отмените первоначальный чек в вашей системе начисления заработной платы. Этот шаг имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы заработная плата и налоги не учитывались дважды в Форме W-2 работника, Годовой отчет по заработной плате и налогам, и для удаления чека из вашего непогашенного контрольного списка.
Доставьте чек на замену работнику.
подсказки
-
Требуйте от сотрудника подписать показания под присягой, в которых указано, что ее зарплата потеряна, и согласие с тем, что, если она найдет чек, она не будет пытаться обналичить его. Если у вас есть возможность предлагать своим сотрудникам прямой дебет или дебетовую карту для начисления заработной платы, поощряйте их участие в качестве способа уменьшить количество проблем, связанных с утерянными чеками, с которыми вам приходится сталкиваться. Свяжитесь с вашим банком, чтобы определить их политику для остановки платежей. Если стоп-платеж не был успешным, сообщите об этом сотруднику и запросите копию отмененного чека, чтобы определить, кто его обналичил. Что вы будете делать дальше, будет зависеть от фактов и обстоятельств, связанных с обналичиванием чека.
Предупреждение
Некоторые службы обналичивания чеков обналичивают чеки, на которых размещены стоп-платежи. В зависимости от законодательства штата вы все равно можете нести ответственность за оплату этого чека в службу обналичивания чеков.
