Процедуры безопасности написаны для предотвращения болезней и травм и служат инструментом и руководством для защиты работников. Когда у компании есть набор письменных процедур безопасности, сотрудникам не нужно гадать, когда речь идет о правильном использовании оборудования или о протоколе, который следует соблюдать в случае чрезвычайной ситуации. Письменные процедуры безопасности позволяют другим узнать, как распознать и устранить опасности, как обезопасить себя и других и что делать в случае чрезвычайной ситуации.
Знай свою цель письма. Служба безопасности и страхования персонала утверждает, что сначала вы должны знать причину или основную цель написания процедур безопасности. Возможные причины могут включать уменьшение количества несчастных случаев, предоставление письменных инструкций по технике безопасности, снижение суммы требований компенсации работникам и так далее.
Знайте свою аудиторию и знайте, кто будет использовать процедуры безопасности. Вы должны знать, пишете ли вы процедуры безопасности для сотрудников внутри компании, для руководства, представителей профсоюзов или федеральных регулирующих органов. После того, как вы выясните эти детали, вы можете написать процедуры безопасности с учетом аудитории.
Выберите формат процедуры безопасности, который позволит сотрудникам быстро находить информацию о безопасности. Workforce Safety and Insurance рекомендует использовать бумагу размером 8,5 на 11 дюймов, которую можно пробить и вставить в переплет.
Создать схему. Перечислите наиболее важные моменты безопасности в логическом порядке, чтобы вы могли упорядочить свои мысли. OSHA утверждает, что хорошо организованный план ведет к надлежащим действиям и устраняет путаницу, повреждение имущества и травмы.
Напишите краткое введение. Во введении объясняется цель процедуры и лицо, ответственное за ее соблюдение.
Напишите шаги процедуры по порядку. Используя ваш план в качестве руководства, напишите шаги процедуры безопасности в ясной и краткой форме. Используйте глаголы настоящего времени, как если бы вы разговаривали с человеком, который выполнял процедуру одновременно. Безопасность труда и страхование персонала советуют вам делать короткие предложения и абзацы короткими, использовать иллюстрации с примерами, избегать жаргона и писать позитивным тоном.
Разделите комплексные процедуры безопасности. Если вы пишете процедуру безопасности длиной более нескольких страниц, такую как план аварийной эвакуации, разделите текст на несколько более коротких процедур и разделов.
Отредактируйте ваше письмо. Убедитесь в правильности написания и грамматики, а также в том, что ваше введение, шаги по технике безопасности и краткое изложение совпадают. Воспользуйтесь помощью сверстника, чтобы проверить, что вы написали, чтобы убедиться, что процедура безопасности ясна, проста для понимания и не пропускает никаких важных шагов.
подсказки
-
Напишите название компании, руководство, название процедуры и название раздела (если применимо) вверху каждой страницы.
Всегда нумеруйте свои процедуры.
Напишите номера страниц следующим образом: «Страница 1 из (общее количество страниц)».
