Отчеты о безопасности представляют собой сжатую историю событий, которые произошли в течение определенного периода времени. Эти отчеты должны задокументировать травмирующее событие, которое затронуло кого-то или что-то. В связи с серьезным характером этих инцидентов необходимо уделять много внимания как первичному расследованию, так и написанию вашего отчета. Вы никогда не можете переучиться, когда дело доходит до написания хорошего отчета по безопасности.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Форма отчета о безопасности
-
Черная ручка
-
толковый словарь
Написание отчета
Получите форму отчета о безопасности, черную ручку и словарь. Хорошая идея - начать черновик с черновика, поскольку отчеты, как правило, неприемлемы, если в них есть ошибки. Если произойдет несколько грамматических ошибок, вы можете вычеркнуть слова, проведя через них одну линию. Никогда не используйте Wite-Out.
Внимательно заполните все поля «подробная информация», которые обычно находятся в верхней части страницы отчета. Они содержат такую информацию, как дата и время, тип инцидента, место происшествия, имена потерпевших и свидетелей, описание предметов, похищенного или поврежденного имущества и указание о том, были ли уведомлены службы экстренной помощи. Если поле не имеет значения или у вас нет соответствующей информации, напишите «N / A» ИЛИ «UNK» внутри поля.
Напишите свое резюме событий в разделе «Повествование». Убедитесь, что вы полностью документируете «кто, что, когда, где, как и почему». Всегда пишите свой отчет четко и объективно, только с изложенными фактами.
Воздержитесь от использования эмоционально заряженных слов или мнений. Тем не менее, вы можете задокументировать оскорбления или угрозы, сделанные отдельными лицами, если они абсолютно необходимы. Документируйте все соответствующие действия, предпринятые вашей службой безопасности, а также всеми другими вовлеченными лицами.
Завершите отчет, указав «Конец отчета» в качестве последнего предложения, чтобы никто другой не мог изменить вашу документацию. Обязательно подпишите и поставьте дату в нижней части страницы, чтобы сделать ее официальным документом.
подсказки
-
Эта статья написана так, как будто сотрудник службы безопасности действительно выписывает отчет по безопасности. Те же самые основные шаги по написанию вашего отчета также можно использовать при наборе формы, сгенерированной компьютером. Единственная разница будет в том, что вы будете проверять орфографию с помощью функции проверки правописания на компьютере.
Предупреждение
Мало того, что ваш отчет может быть использован в суде, ваши заметки безопасности могут быть также вызваны в суд. Если вы храните свои записи, убедитесь, что вы можете легко прочитать то, что написали, и что они соответствуют фактам в вашем отчете. Если вы четко не напишите факты, как они произошли, вы и ваша охранная компания могут быть легко дискредитированы на стенде свидетелей.
