Ваши финансовые отчеты являются снимком вашего бизнеса на данный момент времени. Они полезны, но реальность такова, что обычно вы не можете остановить свой бизнес, когда готовите свои заявления. Ваш инвентарь будет продолжать меняться, пока вы работаете над книгами, вы по-прежнему будете заниматься продажами и размещать заказы, а вашим сотрудникам все равно придется платить. Суммы, заработанные вашими сотрудниками после последнего завершенного цикла выплат в году, называются начисленными окладами или заработной платой, и вам нужно будет их сложить и скорректировать в своих финансовых отчетах, чтобы отразить их.
Что такое начисленная зарплата?
В ваших финансовых отчетах деньги, поступающие и выходящие из вашего бизнеса, делятся на две категории: активы и обязательства. Если учетная запись представляет деньги, причитающиеся вашей компании, это актив. Возможно, вы еще не имеете его в своем распоряжении, но в обычном порядке он в конечном итоге окажется на вашем банковском счете. Деньги, которые ваша компания должна другим, является обязательством, даже если в настоящее время она находится на ваших счетах, по той же причине. Это то, что происходит в конце отчетного периода, когда вы должны своим сотрудникам деньги за смены, которые они отработали, но еще не заплатили. Это обязательство, которое вы накопили или накопили, точно так же, как арендные платежи за ваше оборудование или помещения.
Почему предприятия используют начисленные зарплаты
Если вы одолжили 20 долларов у друга, то вполне нормально сделать запись в своей чековой книжке через несколько недель, когда вы напишите чек, чтобы вернуть его. Однако если бы вы попытались вести бизнес таким образом, все было бы ужасно. Вот почему принцип бухгалтерского учета заключается в том, что вы должны регистрировать любые расходы, включая заработную плату, в том периоде, когда они начисляются. Заработная плата, которую вы должны, будет отображаться в двух местах, потому что большинство предприятий используют двойной учет. Вам нужно будет записать их в своем балансе как обязательство, а в отчете о доходах - как расход. Если вы этого не сделаете, ваши финансовые отчеты за конец отчетного периода не будут точными.
Заработная плата, которая обработана, Заработная плата это не
В конце вашего отчетного периода, будь то ежемесячно, ежеквартально или в конце финансового года, вы, вероятно, покажете в своих книгах сумму непогашенной зарплаты в долларах. Это потому, что бизнес редко встречается с работниками в конце цикла оплаты. Обычно между датой окончания платежной ведомости и днем выплаты будет неделя или больше. Если в конце этой недели наступит конец года, у вас будет сумма заработной платы, которая уже обработана и ожидает выдачи, и это отражено в ваших книгах. Ваши начисленные расходы на зарплату отличаются. Большинство ваших сотрудников также будут работать в течение дней между окончанием платежного цикла и концом вашего отчетного периода, и это те суммы в долларах, которые вам необходимо будет скорректировать.
Создание записей для начисленной заработной платы
Первое место, которое вам нужно сделать, - это на вашем балансе, на кредитной стороне книги. У вас здесь будет учетная запись под названием «Заработная плата» или что-то в этом роде. В большинстве случаев здесь уже будет указана сумма в долларах, представляющая платежную ведомость, которая уже была обработана за предыдущий период оплаты. Здесь вы будете добавлять начисленные зарплаты, как только вы рассчитаете общую сумму. В вашем отчете о прибылях и убытках в дебетовой части вашей бухгалтерской книги у вас будет похожая учетная запись с именем «Расходы по заработной плате» или что-то подобное. Вы добавите соответствующую сумму здесь. Наконец, в большинстве случаев ваши книги будут также включать журнал, в котором записывается каждая транзакция. После того, как вы внесли свои коррективы в баланс и отчет о прибылях и убытках, вам необходимо также внести их в журнал. Вы внесете в свой журнал «Расходы по заработной плате» как дебет, а «Выплачиваемая заработная плата» - как кредит.
Расчет сумм для почасовых сотрудников
В вашей компании могут быть почасовые сотрудники, наемные работники или чаще оба. Подсчитать непогашенные суммы, которые вы должны своим почасовым сотрудникам, относительно просто. Если вы храните формальные табели в бумажном или электронном виде, вы можете просмотреть те, какие сотрудники работали в какие часы. Отсюда рассчитайте количество часов, отработанных каждым сотрудником, и умножьте их на их почасовую ставку. Просмотрите расписание на последние несколько дней, если ваш бизнес достаточно мал, чтобы вам не нужно было использовать формальные расписания. Сложите все запланированные часы, сделайте все необходимые сокращения для сотрудников, которые уехали рано, опоздали или вызвали больных, а затем умножьте фактические часы, отработанные на почасовую ставку сотрудника. Наконец, сложите итоги, чтобы получить цифру для общей суммы начисленной почасовой заработной платы.
Расчет сумм для наемных работников
Рассчитать сумму начисленной зарплаты для ваших наемных работников немного сложнее, хотя это все же не особенно сложно. Заработная плата обычно выражается в годовом или месячном исчислении, поэтому вам нужно будет разбить их до ежедневной суммы в долларах. Для годовой зарплаты вы можете разделить общее количество рабочих дней в году и поделить зарплату на это число. Результатом будет ежедневная сумма зарплаты вашего сотрудника. Если заработная плата ежемесячная, вы можете использовать тот же метод и рассчитывать фактические рабочие дни за месяц. Некоторые компании работают на 30-дневный месяц для целей бухгалтерского учета, поэтому, если вы попадаете в эту категорию, вам нужно будет считать дни до конца отчетного месяца, а не до конца календарного месяца. После того, как вы с этим разобрались и пришли к ежедневной цифре для каждого из сотрудников, которые работали в течение этих последних нескольких дней отчетного периода, вы можете суммировать это и иметь число для вашей общей начисленной заработной платы.
Расчет сверхурочных, комиссий и бонусов
Ваша работа еще не закончена, как только вы установили базовую почасовую оплату труда. Часто ваши сотрудники будут зарабатывать дополнительные деньги в виде сверхурочных, комиссионных или бонусов, и их также необходимо учитывать. Чтобы рассчитать сверхурочную работу для ваших почасовых сотрудников, вам необходимо обратиться к законодательству штата о сверхурочной работе вашего штата или, если оно применимо к вам, к любому коллективному договору, предусматривающему более высокую надбавку за сверхурочную работу. Некоторые сотрудники могут также получать оплату по вызову, разницу в заработной плате за работу в непопулярные смены или оплату за работу в опасных условиях. Вы должны будете рассчитать эти суммы индивидуально для каждого пострадавшего сотрудника. Таким же образом вам нужно будет отработать любые комиссии или бонусы, заработанные вашим почасовым и оплачиваемым персоналом в течение последних нескольких дней вашего отчетного периода. Они добавят к вашей общей начисленной зарплате.
Больные дни и отпускные
Еще одно осложнение, с которым вам придется иметь дело, это больничные, оплачиваемые личные дни и оплачиваемый отпуск. Это особенно верно, если вы используете календарный год в качестве финансового года, поэтому конец финансового года совпадает с праздниками. Если вы предлагаете оплачиваемые личные дни, они, как правило, эквивалентны дневному окладу наемных работников или обычной смене - обычно восемь часов - для почасового сотрудника. Больные дни работают таким же образом, и их часто берут в нерабочие дни либо вместо личного дня, либо потому, что ваш сотрудник законно заболел. Законодательство об оплате выходных дней варьируется в зависимости от того, где находится ваш бизнес, но в большинстве случаев оно сводится к оплате за день для сотрудников, которые не работают в праздничные дни, и оплате за день по более высокой ставке для тех, кто это делает.
Учет налогов и льгот
После того, как вы обработаете все эти итоги, у вас будет цифра для всей вашей фактической начисленной заработной платы. Тем не менее, ваша работа еще не будет завершена, потому что каждый доллар этой суммы также представляет меньший процент, который вы должны в виде государственных и федеральных налогов на заработную плату. Если ваша компания предлагает льготы своим сотрудникам или некоторым классам работников, эти льготы также считаются налогооблагаемым доходом. Вам нужно будет рассчитать ежедневную стоимость этих пособий в долларах и применить их ко всем соответствующим критериям сотрудникам, чтобы получить окончательную сумму вашей начисленной заработной платы, включая эти пособия. Как только они будут созданы, вы можете рассчитать сумму налога на заработную плату, которую вы должны. Строго говоря, это не является частью корректировки по начисленной заработной плате, но вам придется корректировать свои налоговые счета таким же образом, поскольку все это является частью одной и той же задачи.
Учет расходов на обработку заработной платы
Если вы используете стороннюю компанию для обработки своей платежной ведомости, вам нужно учесть одну окончательную сумму. Это сумма, которую вы платите за обработку платежной ведомости, которая зависит от того, какого провайдера вы используете и какой тарифный план вы выбрали. Как правило, ваши сборы будут взиматься с каждого сотрудника в месяц, поэтому расчет суммы за день во многом аналогичен расчету суммы за день для месячной зарплаты. Умножьте сумму на одного сотрудника на количество сотрудников, разделите эту цифру на количество дней в месяце, а затем умножьте эту сумму в долларах на количество дней, оставшихся на конец месяца. Если ваша компания небольшая, вы можете включить эту сумму непосредственно в общую сумму начисленной заработной платы. В более крупных компаниях у вас, вероятно, есть отдельный счет для расчета заработной платы, но, как и в случае с вашими налогами на заработную плату, имеет смысл рассчитывать и учитывать эту сумму, пока вы уже выплачиваете начисленную заработную плату.
Как скорректировать записи для начисленных зарплат
Теперь, когда вы отработали все суммы в долларах, вы наконец-то готовы погрузиться в книги и внести необходимые коррективы. Сначала вернитесь к счету «Заработная плата» на кредитной стороне вашего баланса или к тому, что этот счет называется в ваших книгах. У вас уже будет запись там за предыдущий период оплаты, который уже обработан и учтен. Теперь вы разместите там новую запись с описанием «Настройка записи» и добавите заработную плату, которую вы рассчитывали за последние несколько дней периода. Если вы ведете книги самостоятельно, вы можете сделать их более информативными и пометить их «Корректировка ввода для начисленной заработной платы» или что-то подобное, чтобы помочь вам более четко запомнить, что вы сделали. Теперь перейдите к отчету о доходах и введите корректирующую запись точно так же, как на дебетовой стороне вашей бухгалтерской книги. Наконец, зарегистрируйте обе эти корректирующие записи в своем журнале. Если вы используете компьютеризированную бухгалтерскую программу или ручную систему «одной записи», правильные суммы могут быть переведены в журнал без необходимости делать это.
Ошибки Забвения, чтобы Скорректировать Записи для Начисленных Зарплат
Если вы ведете свои собственные книги или используете бухгалтера, который не имеет формальной подготовки, вы можете пропустить эти корректировки в условиях стресса и суеты, связанной с составлением отчетов на конец года, квартальных или ежемесячных отчетов. Это особенно верно, если ваш финансовый год совпадает с календарным годом, поэтому вы занимаетесь этим, стараясь не отставать от своих личных обязательств в праздничные дни. Это вполне понятно, если вы пропустили корректировки, но это не значит, что вы не несете ответственности за правильное хранение своих книг.
Хранение бланков или неточных книг может иметь ряд последствий. Кредиторы или потенциальные инвесторы могут быть осторожны, и это справедливо, если они обнаружат неточности в ваших финансовых результатах. Это также означает, что вы не работаете с точной информацией, что затрудняет планирование управления. Если вы находитесь на рынке, где набор сотрудников уже является проблемой, репутация неоправданного фонда заработной платы не поможет вашему делу. Наконец, неправильный расчет налогов на заработную плату может привести к штрафам и нежелательному вниманию со стороны государственных налоговых органов или IRS. Для внесения корректировок требуется немного работы с вашей стороны - или со стороны вашего бухгалтера - но это стоит усилий, чтобы сделать это правильно.
