Многие люди съеживаются, когда слышат, что им приходится посещать деловые встречи. Они боятся, что это будет пустой тратой времени, которое начинается поздно и ничего не добьется, или что над ним будут доминировать один или два человека. Этих общих проблем можно избежать, используя надлежащий этикет деловой встречи. Правила этикета позволяют вам проводить собрание более эффективно и обеспечивать его продуктивность.
Повестка дня
Создайте повестку дня до собрания и раздайте ее всем, кто был приглашен для участия. Это позволит людям решить, действительно ли они должны присутствовать на собрании. В противном случае, кто-то может появиться и обнаружить, что повестка дня не имеет к нему никакого отношения. Повестка дня также является нейтральным краеугольным камнем, чтобы сфокусировать встречу. Если обсуждение начинает затихать, вы можете сказать что-то вроде: «Согласно повестке дня, мы должны говорить о том, что нам нужно для введения нового продукта. Давайте вернемся к этой теме».
График
Запланируйте достаточно времени для собрания, чтобы позволить вам выполнить пункты повестки дня, не прося участников сделать слишком много времени. Начните встречу быстро, чтобы наградить людей, которые пришли вовремя. Если вы привыкли начинать поздно, это вознаградит людей, которые обычно появляются через несколько минут после назначенного времени начала. Если у вас есть репутация начинать вовремя, люди научатся появляться в нужное время, чтобы избежать дискомфорта при ходьбе, когда собрание уже началось.
Завершите встречу в назначенное время. Это показывает уважение к графикам других людей, так как некоторые из ваших участников могли запланировать другие обязательства после встречи. Если есть незавершенные дела, назначьте еще одну встречу.
Участие
Поощряйте участие каждого в комнате и поддерживайте безопасную среду для участия. Люди могут бояться высказываться, если они верят, что один или два доминирующих коллеги немедленно их застрелят. Реализуйте правило «Только один человек говорит одновременно» и строго соблюдайте его. Если кто-то пытается помешать, скажите: «Сейчас время Шерри говорить. Помните, мы все согласились, что никто не будет мешать, когда кто-то говорит». Если некоторые участники по-прежнему неохотно высказывают свое мнение, попробуйте метод, например, обойти комнату, чтобы получить отзывы каждого человека по данной теме. Таким образом, застенчивому человеку не нужно беспокоиться о том, чтобы найти подходящее время, чтобы высказаться.
Заключение
В конце встречи кратко изложите, что обсуждалось и какие решения были приняты. Подтвердите любые действия, людей, которые должны с ними справиться, и сроки. Это дает участникам возможность высказаться, если они не согласны с резюме. Если все находятся на одной странице, используйте сводку, чтобы создавать заметки о собраниях и отправлять их быстро. Они не должны выходить позже, чем на следующий день после встречи.
