Центральная роль отдела закупок заключается в закупке материалов или товаров, используемых для ведения бизнеса. Выполняя эту роль, ее цели включают в себя построение и поддержание отношений с основными поставщиками, получение максимальной отдачи от товаров и точную и эффективную координацию всей соответствующей документации.
Построение и поддержание отношений с поставщиками
Исторически сложилось так, что закупки в основном были сосредоточены на запросе предложений с целью получения минимально возможных затрат. Тем не менее, организация здравоохранения Университета штата Юта отмечает в своей политике закупок, что на момент публикации процедуры конкурсных торгов использовались только по мере необходимости. Вместо этого многие компании полагаются на отделы закупок для выявления потенциальных поставщиков, взаимодействия с ними и развития доверительных отношений с лучшими поставщиками. Такой подход к отношениям усиливает общие цели поставщика и покупателя и позволяет увеличить гибкость или адаптивность когда препятствия мешают естественному потоку логистики и распределения.
Получение лучшей цены на товары
Тесно связана с акцентом на поддержание отношений с поставщиками - это цель получения максимальной стоимости товаров. «Лучшая стоимость» предполагает баланс получения разумных расценок и качества продукции. Например, реселлеру нужны хорошие цены для получения прибыли, но также нужны качественные товары для привлечения покупателей. Следовательно, отдел закупок должен сравнить цены разных поставщиков с качеством их решений. Университет Акрона указывает в своем руководстве по закупкам, что его централизованный отдел закупок несет эту ответственность за управление закупками во всех организационных отделах.
Координация соответствующей документации
Процессы закупок по своей сути включают в себя много документов и документации. Организация здравоохранения Университета штата Юта отмечает, что роль отдела закупок заключается, например, в ведении файлов договоров по всем активным отношениям с поставщиками. Закупочная деятельность также связана с бухгалтерским учетом в организациях, которые используют программы управления ресурсами предприятия, которые позволяют напрямую связывать бухгалтерскую деятельность с существующими заказами на закупку и платежами по счетам. В некоторых случаях процесс автоматизирован. Следовательно, Точность ввода заказа на покупку и детали транзакции так же важны для отдела закупок как это для бухгалтерии.
