Отдел закупок в большинстве организаций имеет решающее значение, поскольку он представляет большой процент общих расходов для всей организации и потому, что он обеспечивает организацию товарами и услугами, необходимыми для ее работы. Стоимость неэффективных и / или некорректных процессов может быть очень высокой, поскольку они повлияют на всю организацию. Кроме того, функция закупок может быть особенно уязвимой для мошенничества, поскольку она включает выплаты наличными. Оперативные проверки отдела закупок могут помочь устранить потери, неэффективность и мошенничество, тем самым увеличивая ценность для прибыли организации.
Принять подход к оценке рисков для функций отдела закупок вместо попыток проверять все функции на ежегодной основе. Определите функции отдела закупок и оцените риски, связанные с каждым из них. Использование оценки риска имеет решающее значение, поскольку оно ограничивает ресурсы внутреннего аудита в тех областях, где они наиболее необходимы.
Оценить структуру внутреннего контроля отдела закупок. Используйте интегрированную структуру COSO для оценки. Эта модель поможет представить элементы управления в перспективе и поможет связать конкретные элементы управления с конкретными видами деятельности.
Выполните тесты тех средств контроля, которые связаны с бизнесом с высокой степенью риска в ходе аудита.Получите или подготовьте карты процессов тестируемых элементов управления и выполните пошаговое изучение каждого из этих элементов управления, чтобы проверить их функционирование. Выберите образец данных для проверяемых бизнес-операций и проверьте на соответствие соответствующим элементам управления.
Проанализируйте результаты контрольного тестирования, чтобы выявить любые слабые стороны или контрольные сбои. Руководство должно быть осведомлено об этих типах ситуаций, чтобы корректирующие меры могли быть приняты как можно скорее.
Выполните существенные тесты на подробных данных для проверяемых деловых операций. Эти тесты должны включать аналитические процедуры, а также тестирование исходной документации. Поскольку отделы закупок инициируют мошенничество с выплатой наличных средств, это серьезная проблема, аудиторы должны искать показатели мошенничества и / или аномалии в данных как часть аналитических процедур.
Провести выездную конференцию с менеджерами отдела закупок. Предоставьте список результатов и проблем, которые необходимо решить, и рекомендации по их решению. Если мошенничество обнаружено, об этом следует сообщить высшему руководству за пределами отдела закупок. Предоставьте менеджерам отдела закупок возможность представить дополнительную информацию и / или доказательства, которые могут изменить результаты аудита, и предоставить план корректирующих действий для разрешения оставшихся результатов и проблем аудита.
Написать аудиторский отчет соответствующему руководству и / или совету директоров. Включите план корректирующих действий от менеджеров отдела закупок в отчет.
