Так много компаний полагаются на регистратора, чтобы установить тон для них, но они тратят наименьшее количество времени на заполнение этой конкретной должности, сосредотачиваясь вместо этого на «профессиональном» персонале.
Определенный тип человека предназначен для встречи и приветствия клиентов и ответа на телефонные звонки. Сотрудник, которому никогда не о чем сказать плохое, дружелюбный и оптимистичный и любит доставлять удовольствие людям, лучше всего подходит для этой должности.
Хороший регистратор ответит на звонок уникальным чутием, подчеркнув определенное слово. На телефон нужно ответить с улыбкой на лице и искренним интересом к тому, что говорит человек на другом конце. Так часто офисы используют системы голосовой почты. Это верный способ проиграть счастливому, дружелюбному, живому голосу на другом конце линии.
Вам нужен регистратор, который оденется, чтобы произвести впечатление на ваших клиентов и гордиться своим офисом.
Для хорошего регистратора важно быть буфером для сотрудников. Если кто-то из персонала очень занят, администратор должен это знать. Администратор, который проинформирован, может помочь сотрудникам избежать ненужных посылок в последнюю минуту, не отрицая законных назначений.
Уместно для Приемной, чтобы вызвать дискуссию с клиентами, пока это не спорный. Вы не хотите, чтобы ваш клиент полагал, что философия регистратора отражает компанию в целом. Общие вопросы и темы для разговоров в порядке.
Регистратор должен быть продолжением вашей маркетинговой команды. Отслеживание важных дат, выдача информации, которую вы хотите, чтобы ваш клиент знал, но раздача ее таким образом, чтобы ваш клиент чувствовал себя особенным, - это подарок, и хороший регистратор получит его.
Регистратор должен убедиться, что брошюры компании находятся на кофейном столике, и держать кофейник полным и свежим, загружать конфетную миску и плавно перемещаться по приемной.
Если вы не создали общий календарь, чтобы администратор имел доступ к просмотру запланированных встреч, было бы неплохо сделать это. Вы можете сделать это легко, если вы в сети; просто разрешите регистратору в вашей сети. Если ваша система электронной почты не позволяет этого, вы можете настроить календарь в Интернете и попросить всех публиковать встречи, о которых администратор должен знать на сайте.
