Если вы работаете в комитете и вам необходимо создать отчет для обсуждения вашего собрания, важно убедиться, что вы подготовлены к собранию и понимаете основы написания отчета комитета. Выполнение нескольких шагов может привести вас от начала до конца, и у вас будет полный отчет, готовый предоставить отдельному лицу или группе, которые следят за прогрессом вашего комитета.
Принесите с собой ручку, бумагу или ноутбук на заседание комитета. Запишите дату, время, участников, в том числе названия и продолжительность встречи. Запишите темы в повестке дня и то, что, возможно, обсуждалось без определенного времени. Отметьте, кто согласился, а кто нет, причину и другую важную информацию, которая произошла во время встречи. Если тема комитета не была согласована и комитет решил представить обсуждение до будущего заседания, убедитесь, что вы приняли это к сведению и когда комитет снова соберется по этой теме.
Составьте отчет из ваших заметок, в котором будет более подробно рассмотрено собрание, и предоставьте всю информацию в организованном формате. Возможно, вы захотите начать с титульного листа с указанием даты, времени, продолжительности собрания и присутствия на нем.
Продолжите, написав первую тему заседания комитета, а также подробную информацию о том, что обсуждалось и что было решено, включая информацию о голосах комитета. Пройдите каждую тему и сделайте то же самое. В зависимости от типа комитета и причины встречи вы можете включить потенциальные факторы риска, если действие не выполнено или если действие не определено. Напишите, когда комитет соберется снова. Напишите список тех, кто получит отчет внизу списка.
Прочитайте отчет, чтобы убедиться, что в документе нет знаков препинания и грамматических ошибок. Проверьте отчет комитета, чтобы убедиться, что содержание является точным, и проверьте свои записи. Пересмотрите документ по мере необходимости до завершения полного отчета о собрании.
Сделайте копии и предоставьте отчет участникам, а также совету директоров, другим комитетам, менеджерам или другим лицам, если это уместно.
подсказки
-
Если вы предпочитаете записывать запись на пленку, убедитесь, что у вас есть разрешение каждого члена комитета, прежде чем записывать запись на пленку.
Предупреждение
Избегайте размещения в отчете информации, которая выходит за рамки темы, чтобы избежать наполнения, и придерживайтесь фактов. Например, если кто-то в комитете начал говорить о своих детях, не включайте его, если это не относится к какой-либо работе, выполняемой комитетом, такой как программа чтения для детей.
