Руководитель проекта регулярно встречается с членами внутренней проектной группы, чтобы обсудить ее текущие проекты. Кроме того, менеджер проекта может содействовать встречам с заинтересованными сторонами проекта, исполнительному руководству и клиентами, чтобы запустить проект, и может проводить постоянные встречи, чтобы предоставлять обновления своих проектов и отвечать на вопросы о сроках и бюджетах. Подготовка к каждой проектной встрече - это ключ к эффективному использованию вашего времени и времени участников встречи.
Пригласите соответствующих людей на встречу проекта. Определите цели, которые вам нужно достичь на собрании, исходя из приглашенных. Если вы встречаетесь с членами команды проекта, вы можете установить цели получения обновлений статуса, решения внутренних проблем и обеспечения того, чтобы члены команды обменивались информацией о проекте. Если вы встречаетесь с заинтересованными сторонами проекта, руководителями и клиентами, ваша цель состоит в том, чтобы предоставить общие обновления и ответить на вопросы.
Запрашивать темы повестки дня у приглашенных за несколько дней до встречи. Вместо того, чтобы уклоняться от неожиданного изгиба на собрании, задайте вопросы и темы для обсуждения тем, кто связан с проектом. Это позволит вам подготовиться и пригласить других людей, которые могут поддержать вас на собрании. Предугадывайте, что приглашенные захотят услышать и обсудить в отношении проекта. Например, если вы знаете, что клиенты хотят обсудить маркетинговые материалы, получите обновления в своем отделе коммуникаций и пригласите представителя на встречу.
Создать официальную повестку дня встречи проекта. Перечислите сведения о собрании, такие как название собрания, дата, время, место и номер конференц-вызова, вверху страницы. Перечислите темы повестки дня, такие как состояние этапов проекта; состояние функциональных областей бизнеса, таких как ИТ, маркетинг, юридические и другие соответствующие отделы; бюджет проекта; следующие шаги; и любые темы, предложенные вам другими.
Отправьте всем приглашенным электронное приглашение на собрание и повестку дня. Включите план проекта или отчет о состоянии, чтобы сопровождать ваше обсуждение статуса и сроков. Отправьте приглашение как можно раньше и проследите за повесткой дня и приложениями по крайней мере за один-два дня до встречи. Это позволит вашим приглашенным ознакомиться с документами и подготовиться заранее.
Проверьте логистику собрания, такую как бронирование конференц-зала и настройку помещения, за несколько дней до встречи. Проверьте свой номер конференц-связи и логины веб-собраний, если это применимо, чтобы убедиться, что они работают и легко доступны. Поскольку участники, вероятно, работают над несколькими задачами, вы не хотите тратить время на чьи-либо неверные номера телефонов и веб-ссылки.
