Если вы тратите часы на поиск определенного документа или файла, возможно, пришло время пересмотреть организационную систему вашего офиса. Если у вас много файлов и папок, может потребоваться некоторое время, чтобы просмотреть и упорядочить их все. Однако, в конце концов, это того стоит, потому что вы будете точно знать, где найти все. Если вы чувствуете себя разбитым, разбираясь со всем офисом одновременно, попробуйте пройти только одну область в день, пока не закончите.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Входящие / исходящие
-
файлы
-
Папки
-
Этикетки
-
Шкаф для хранения документов / ящик для хранения документов
Разместите входящие и исходящие на одном углу вашего стола. Сохраняйте все исходящие счета, уведомления и другие предметы для отправки по почте или распространения в исходящих. Отправляйте эти предметы ежедневно. Поместите входящие файлы, документы и почту в почтовый ящик. Кроме того, ежедневно действуйте или регистрируйте эти предметы; таким образом, они не станут беспорядком.
Создавайте категории для ваших файлов и папок. Они будут варьироваться в зависимости от вашего типа бизнеса. Некоторые категории могут иметь очевидные ярлыки, такие как клиенты, налоговая информация, поставщики и предстоящие проекты. Сосредоточьтесь на классификации всех ваших документов на эти большие категории.
Разбейте большие категории на более мелкие, если это применимо. Например, если у вашего бизнеса есть клиенты, создайте одну папку для каждого клиента. Если документов клиента слишком много, чтобы поместиться в одну папку, разбейте эту категорию еще дальше. Разделите файл клиента на разные папки для разных типов документов.
Пометьте все ваши файлы. CNN Money рекомендует маркировать файлы в соответствии с тем, как вы, вероятно, будете их искать. Например, вместо того, чтобы пометить скрытый файл «Форма 27G-28A», пометьте его как «Счета-фактуры» или подобной соответствующей категории. Это облегчает поиск документов быстро.
Поместите все свои документы в картотеку, картотеку или аналогичную емкость. Если у вас много файлов, храните те, которые вы используете чаще всего, рядом со столом. Если вам не хватает офисного пространства, храните файлы, которые вы можете использовать только один раз в год, в отдельном шкафу для хранения вещей или в другой комнате.
Держите отдельную кучу документов, предназначенных для мусора, когда вы сортируете свои файлы. Своевременное уничтожение старых и ненужных документов является ключом к поддержанию организованного офиса. Если вы не уверены, сможете ли вы утилизировать документ, укажите одну папку для возможного мусора и сохраните документ, хранящийся там, до тех пор, пока вы не сможете уничтожить его.
