Как спланировать конференц-связь. В корпоративном мире встречи являются важной частью общения. Одним из способов проведения собраний, на которых участники могут находиться в разных офисах или даже в разных частях света, является планирование конференц-связи. Хотя конференц-связь может быть удобным способом общения, есть несколько шагов, которые вы должны предпринять, чтобы спланировать один успешно. Следуйте этим советам, чтобы спланировать конференцию.
Выберите дату и время для конференц-связи. При планировании времени обязательно учитывайте участников, которые проживают в разных часовых поясах.Вы не хотите планировать телефонную конференцию на какое-то время до или после того, как ваши коллеги обычно находятся в офисе.
Закажите номер для конференц-связи в конференц-центре вашей компании или обратитесь к онлайн-провайдеру, который организует конференц-связь. Это часто включает в себя настройку, учетную запись и оплату небольшого взноса, но это удобный вариант, если ваша компания не предлагает услуги конференц-связи.
Подготовьте приглашение на собрание с указанием даты, времени и предлагаемой темы. Это должно быть отправлено по электронной почте участникам конференции за несколько недель до времени, чтобы у них было достаточно времени для размещения вашей конференции. Обязательно укажите конкретные инструкции по набору и любые PIN-коды, которые понадобятся участникам для доступа к вызову.
Создайте повестку дня для конференц-связи. Ваша повестка дня должна охватывать то, что вы хотели бы достичь конференц-звонком, какие результаты потребуются после звонка и какие участники будут нести ответственность за следующие шаги.
Отправьте повестку дня и любую дополнительную информацию, которую участники должны будут просмотреть за несколько дней до звонка. Вы можете включить электронные таблицы или отчеты, которые обеспечивают основу для темы, которую вы планируете рассмотреть.
Лично проконсультируйтесь с любыми участниками, которым вы не получили подтверждение за день до телефонной конференции. В этом случае лучше всего позвонить, так как участник, возможно, не получил ваше электронное письмо с приглашением на встречу.
