Как компания, вы должны хранить в архиве определенные виды документов, такие как записи о трудоустройстве и счета, как по деловым, так и по юридическим причинам. В некоторых случаях продавец также должен хранить копии квитанций кредитных карт под рукой в течение определенного периода времени. Узнайте, когда безопасно отбрасывать эти квитанции в процессе работы.
Квитанции по кредитной карте
После того, как клиент приобретает продукт или услугу в вашей компании с помощью своей кредитной карты, вы обычно должны предоставить ей распечатанную квитанцию для ее записей, особенно в случае личной транзакции. Квитанция содержит сумму транзакции, код подтверждения, имя владельца кредитной карты и место для подписи клиента. Вы также сохраняете копию подписанной квитанции для своих записей.
Зачем держать их?
Если возникает случай, когда клиент оспаривает платеж по кредитной карте от вашей компании, вы, как продавец, несете ответственность за подтверждение его действительности. Одним из первых пунктов, который запрашивает банк клиента, является копия квитанции кредитной карты, относящейся к транзакции. Поставщик торговых услуг также должен увидеть подписанную квитанцию, чтобы расследовать спор от вашего имени. Если спор клиента будет одобрен, потому что вы не можете предоставить копию подписанной квитанции о продаже, вам придется заплатить дорогостоящие сборы за возврат средств, а также потерять сумму продажи, а также проданный продукт или услугу.
Когда бросить
Из-за возможности возникновения споров с клиентами нецелесообразно выбрасывать квитанцию о продаже кредитной карты только потому, что транзакция очистила ваш торговый счет - даже если вы уже получили средства от продажи. Банки обычно дают клиентам около 60 дней для оспаривания платежа в соответствии с Законом о выставлении счетов за справедливые кредиты. Безопасной ставкой является сохранение квитанции по кредитной карте не менее трех месяцев. Если вам нужны квитанции о продажах специально для целей отчетности по подоходному налогу с предприятий, держите их под рукой не менее шести лет.
Хранение квитанций
Если вы должны хранить эти квитанции о продаже, храните их в безопасном закрытом месте, поскольку они содержат конфиденциальную информацию о клиентах. Храните эти конфиденциальные данные в недоступном для посторонних лиц и посторонних лиц во избежание проблем с мошенничеством, связанным с кредитной картой, или для выявления кражи. В вашем соглашении об услугах продавца могут быть изложены конкретные правила управления и хранения конфиденциальных данных кредитных карт для клиентов в соответствии с рекомендациями стандарта безопасности данных индустрии платежных карт. PCI DSS - это организация, которая предоставляет руководство по управлению данными кредитных карт клиентов.
