Если вы предлагаете решение давней проблемы, скорее всего, ваш менеджер попросит вас представить официальное предложение. Хотя длина варьируется в зависимости от информации, которую вам необходимо охватить, большинство официальных предложений состоят из определенных основных компонентов, аналогичных тем, которые содержатся в официальных отчетах. Как правило, они включают в себя prefatory, корпус и дополнительные части. Как видно из названия, предварительная часть предложения знакомит читателя с концепцией.
Название детали
Заголовок - это первая страница предложения, размещенная сразу после титульной страницы, на которой нет ничего, кроме заголовка. Далее следует титульный лист, на котором, помимо заголовка, указаны фамилия автора и лица, уполномочившего автора представить предложение, а также его назначение, официальный адрес и контактные данные. На этой странице также должна быть указана дата подачи предложения.
Буквы
Предложения, разрешенные в письменной форме, должны содержать письмо-разрешение, следующее сразу за титульным листом. Затем следует пересылка или сопроводительное письмо, написанное лицом, написавшим предложение. Сопроводительное письмо должно быть адресовано получателю и идентифицировать предложение по его названию. Это официальное письмо, как правило, дает информацию о цели документа, не вдаваясь в подробности того, что он охватывает, или заключений, к которым пришел автор. Автор может использовать сопроводительное письмо, чтобы подтвердить помощь, которую он получил при подготовке предложения.
Оглавление
В оглавлении представлена структура предложения. Он содержит полный список заголовков в документе вместе с соответствующим номером страницы рядом с каждым. Крайне важно выровнять эти заголовки с достаточным количеством пробелов и лидеров, чтобы обеспечить четкое отображение информации. Если в предложении содержится значительное количество рисунков, таблиц, графиков или других наглядных пособий, они должны быть перечислены на отдельной странице как «Список иллюстраций» сразу после оглавления.
Управляющее резюме
Эта часть содержит краткую информацию о содержании, которое появляется в предложении. Следуя плану, приведенному в оглавлении, в кратком изложении вводится тема, приводятся соответствующие данные и суммируются выводы и рекомендации лица, вносящего предложение. Цель этого резюме состоит в том, чтобы представить с высоты птичьего полета эту тему для быстрого прочтения занятыми руководителями. Хотя это появляется перед основной частью предложения, эту часть легче составить последней, собрав весь документ.
