Ни один федеральный закон не требует, чтобы работодатели частного сектора разрешали нынешним или бывшим работникам доступ к своим кадровым материалам. Обычно личные дела сотрудников частного сектора считаются собственностью работодателя, и некоторые компании используют это обоснование для ограничения доступа к файлам работников. Федеральные и государственные служащие - работники государственного сектора - могут получить доступ к своим официальным кадровым данным.
Личные дела
Файлы трудоустройства, иногда называемые личным делом работника, содержат такие документы, как первоначальное заявление работника о приеме на работу, контактные данные в экстренных ситуациях, формы для получения права на трудоустройство, служебные аттестаты, записи о дисциплине и посещаемости, а также заметки руководителя и менеджера о работе, обучении и действиях в сфере занятости, Примерами трудовых акций являются акции и увольнения. В некоторых случаях отдел кадров ведет официальный файл занятости, а руководитель или менеджер сотрудника - файл отдела. Хотя оба файла должны содержать соответствующую информацию, содержимое может немного отличаться. Например, файл ведомства может не содержать копий всей бумажной работы и документации, которую сотрудник заполняет в первый день своей работы, например, подтверждения политики и формы W-2.
Причина доступа
Нынешние сотрудники просят просмотреть свои файлы, чтобы убедиться, что отдел кадров ведет точный учет их работы. Если компания проводит ежегодные оценки эффективности, копии анкетных оценок за каждый год работы сотрудника должны быть в личном деле. Аналогичным образом, записи о посещаемости должны точно отражать отсутствие сотрудников, будь то из-за болезни, отпуска или отсутствия на работе. Бывшие сотрудники часто запрашивают файлы для получения копий документов, которые они могут использовать при поиске будущей работы. Например, если файл бывшего сотрудника содержит записи, относящиеся к результатам и достижениям, эта информация может быть полезна при восстановлении резюме или подготовке списка рабочих обязанностей, которыми можно поделиться во время собеседований с потенциальными работодателями. Бывшие работники могут также запросить копии своих трудовых документов для использования при подаче жалобы на работодателя.
Политика работодателя
Многие работодатели имеют политику на рабочем месте, касающуюся публикации записей о сотрудниках. Политики на рабочем месте различаются в зависимости от типов записей, доступных для проверки и копирования сотрудников, и некоторые компании назначают нерабочие часы единственным временем, в течение которого сотрудники могут просматривать записи персонала. Работодатели, у которых есть политика по этому вопросу, обычно посвящают раздел в справочнике для сотрудников о том, как получить доступ к записям. Хорошо написанная политика описывает шаги, необходимые для просмотра записей, к каким типам записей сотрудники имеют доступ, когда сотрудники могут просматривать свои записи и любые расходы на фотокопирование документов, содержащихся в личном деле сотрудника.
Обязательство работодателя
В соответствии с федеральным законом работодатели из частного сектора не обязаны предоставлять копии документов о трудоустройстве нынешним или бывшим работникам. Решение о выпуске файлов основывается на политике компании и, в некоторых случаях, государственном законодательстве, регулирующем доступ к файлам персонала. Однако многие работодатели видят выгоду в удовлетворении запросов сотрудников. Отказ в доступе к файлам трудоустройства может вызвать только вопросы, на которые работодатель может не захотеть отвечать. Если работодатели хранят личные дела сотрудников, которые содержат точную информацию, которая была ранее передана сотрудникам, не должно быть никаких сомнений относительно того, может ли эта информация быть опубликована после ухода сотрудника из компании. Добросовестно многие работодатели предоставляют сотрудникам доступ к личным файлам. Эта практика демонстрирует прозрачность в отношении политики и записей в сфере занятости.
Законы о доступе федеральных служащих к записям о трудоустройстве являются частью Федерального закона о конфиденциальности 1974 года; Управление кадров США - это агентство, которое в целом отвечает за кадровый учет федеральных служащих. Отдельные штаты обрабатывают запросы сотрудников на доступ к кадровым записям.
Государственные законы
В некоторых штатах есть законы, разрешающие сотрудникам доступ к личным файлам. В других штатах ничего не говорится о том, могут ли нынешние и бывшие сотрудники просматривать или копировать кадровые материалы. В большинстве случаев сотрудники - нынешние или бывшие - которые участвовали в расследованиях на рабочем месте, не могут просматривать записи, касающиеся расследований. Эти записи не должны храниться в файле занятости в любом случае. Они должны оставаться в ведении отдела кадров, и только сотрудники отдела кадров, ответственные за расследование, должны иметь доступ к материалам расследования.
Ограниченный доступ
Государства, которые имеют законы о доступе сотрудников к личным файлам, могут требовать от сотрудников подачи письменного запроса, а некоторые законы разрешают работодателям ограничивать доступ к определенным материалам. Например, закон штата Калифорния требует, чтобы работодатели разрешали текущим и бывшим сотрудникам доступ к своим файлам в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника. Работодатели, которые не соблюдают закон штата Калифорния по этому вопросу, подвергаются штрафам, штрафам и гражданским искам за отказ в доступе к файлам сотрудников. С другой стороны, в штате Миссури нет закона штата, который разрешал бы доступ к личному делу сотрудника.
