Когда предприятия определяют необходимость приобретения материалов или ремонта по контракту, агент по закупкам или владелец запрашивают предложение - или смету расходов на поставку и / или конкретный объем работ. Обычно владелец или агент запрашивают предложение у нескольких конкурирующих компаний, чтобы найти лучшего продавца. Когда выбирается подрядчик-победитель, это профессиональная вежливость, чтобы уведомить неудачных претендентов о ваших намерениях. Имейте в виду, что вы можете предложить поставщикам делать ставки на ваши будущие проекты.
Фон
Первым процессом получения цитаты, профессионально известным как запрос котировки (RFQ), является определение объема работ. Поскольку агент по закупкам рассматривает и отклоняет поданные заявки, вам необходимо знать, какая именно работа должна быть выполнена, и каков ожидаемый результат, чтобы эта информация могла быть передана подающей компании.
Владелец или покупатель также захотят иметь представление о том, сколько будет стоить проект. Если вы исследуете и оцениваете, что ремонт крыши в окружной тюрьме должен стоить менее 350 000 долларов, а все заявки возвращают более 500 000 долларов - вам следует ознакомиться с деталями. У вас может быть нереальный бюджет, или компании, предлагающие цену, могут быть просто переоценены.
Письмо об отказе
Если ставки слишком высоки, отклоните их. Помня о том, что вы можете захотеть вести дела с этими компаниями в будущем, вы не хотите, чтобы они удивлялись. Профессионально и вежливо отправить стандартное письмо с отказом.
Запрос на повторную заявку
Могут быть случаи, когда поданное предложение не соответствует действительности. Возможно, торговый представитель или подрядчик неправильно поняли объем работ, или, возможно, вы решили исключить часть работы. Отправьте правильное письмо с просьбой сделать повторную ставку. В вашем документе, предложить предложения, разъяснения или изменения для претендента.
Отвергая все
В некоторых случаях возможно, что все заявки будут слишком высокими. Когда это происходит, вы должны отправить письмо всем участникам торгов, уведомив их об отклонении всех предложений, и сообщить им дату, когда новые предложения будут приняты.
Исключение из-за спецификации
Некоторые компании, особенно некоммерческие организации, должны придерживаться очень подробного процесса подачи предложений. Например, Университет Теннесси требует, чтобы участники торгов представили свои предложения в конверте, в котором указаны имя, адрес, запрос номера предложения и информация о лицензировании подрядчика. Когда получены кавычки, в которых отсутствует соответствующая информация, как указано в общих чертах, просто верните представление с коротким письмом, объясняющим, что процесс представления не был соблюден правильно.
