Письменные указания сотрудникам часто более полезны, чем устные инструкции. Письмо, содержащее детали новой политики или процедуры, дает сотрудникам документ для дальнейшего использования. В дополнение к тому, что они помнят, как следовать новой процедуре, директивное письмо выполняет юридическое требование о предоставлении официального уведомления о новой политике, предписанной законом. Например, в начале 2011 года во многих городах были введены запреты на курение, которые затрагивают местные предприятия. Работодатель обязан информировать работников о том, как соблюдать новую политику курения.
Поместите фирменный бланк в свой принтер. Эта директива является официальным уведомлением, и фирменный бланк будет усиливать формальный характер информации.
Введите полную дату. Вы всегда должны включать дату в директиву, потому что она устанавливает время уведомления. Пропустить строку.
Введите имя получателя и ее адрес, если директива направляется только одному человеку. Если это общее письмо всем сотрудникам, опустите имя и адрес.
Введите «Уважаемые сотрудники», а затем двоеточие, если письмо отправляется всем сотрудникам. Введите конкретное имя, если оно подходит одному человеку.
Начните письмо с прямого заявления о том, что инструкции. Укажите соответствующую информацию о политике или процедуре, например, когда она вступит в силу и на кого влияет политика.
Перечислите шаги для выполнения задачи или соблюдения новой политики. Используйте понятный, легкий для чтения язык, которым могут следовать сотрудники.
Объясните, как эта новая политика будет полезна для получателей и поблагодарить их за сотрудничество. Объясните, что произойдет, если работник решит не соблюдать директиву.
Укажите соответствующие сроки или контактную информацию в последнем абзаце. Опишите метод оценки соответствия сотрудников, если применимо. Предложите ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у получателей.
Чтобы закрыть письмо, введите уважительное закрытие и введите свое полное имя и заголовок. Подпишите над своим напечатанным именем.
Попросите другого руководителя прочитать письмо, чтобы убедиться, что вы не пропустили какую-либо информацию.
Почта письмо (я). Если директива является результатом изменения в законе, рассмотрите возможность запроса подтверждения подписи у получателя (ей), чтобы доказать, что директива была получена.
