Бывают случаи, когда вам и вашим сотрудникам требуются несколько долларов наличными для оплаты мелких деловых расходов. Возможно, вам придется купить несколько канцелярских принадлежностей, заплатить за торт в день рождения или просто найти небольшую замену для счетчика парковки, например. Большинство предприятий используют для этого мелкие наличные, отслеживая платежи в мелкой кассовой книге. Вам нужно будет назначить мелкого кассового менеджера, как правило, бухгалтера, бухгалтера или другого руководителя, чтобы контролировать операции и собирать квитанции, если это необходимо. Каждый сотрудник, желающий сделать покупку, должен пройти через этого представителя, а не оставлять мелкую кассу или олово открытым для каждого сотрудника.
Купите управляемую тетрадь - лучше всего подойдет небольшая тетрадь размером с журнал, поскольку она может поместиться в мелкую кассу. Пометьте блокнот с указанием даты начала, названия компании и контактной информации «Если потерял». Нарисуйте три вертикальные линии вниз на первой странице тетради. Пометьте четыре полученных столбца Дата, Покупка, Сумма и Баланс. Вы можете продолжить это во всей записной книжке после запуска мелкой кассовой книги или положиться на человека, который начинает новую страницу, чтобы продолжить форматирование.
Укажите начальный баланс в отдельной строке с записанной датой. В столбце «Покупка» назовите его «Начальный баланс». Первая покупка будет записана во второй строке.
Положите начальную сумму мелких наличных денег в коробку или олово вместе с блокнотом.
Чтобы сделать покупку, попросите сотрудника предложить бухгалтеру или менеджеру, что ему нужно и зачем. Бухгалтер или менеджер может принять или отклонить идею. В случае принятия работнику предоставляется доступ к мелкой кассовой книге и коробке или банке.
Попросите сотрудника представить квитанцию после совершения покупки. Храните все квитанции вместе, скрепленные скрепкой, в мелкой кассе или книге. Удалить квитанции ежемесячно и файл.
Добавьте дополнительные денежные средства в мелкий денежный фонд, сняв со счета компании. Смотритель мелких денежных средств, как бухгалтер или менеджер, решает, сколько следует хранить в мелких денежных средствах, как правило, менее 100 долларов.
подсказки
-
Храните мелкую кассовую книгу и коробку или консервную банку в надежном месте, например, в офисе бухгалтера или менеджера или в кабинке. Не оставляйте его в местах общего пользования, таких как обеденный зал или место для встреч. Держите мелкие покупки наличными небольшими, на такие расходы, как почтовые расходы, парковочные счетчики или праздничные атрибуты.
Предупреждение
Не записывайте крупные покупки в мелкую кассовую книгу. Они должны быть учтены в основной кассовой книге.
