Сложная задача - создание плана осуществимости - позади вас. Теперь вы должны написать сопроводительное письмо, потому что лучшие практики ведения бизнеса диктуют, что это просто непрофессионал - просто заправить план в конверт и отправить его. Считайте сопроводительное письмо последним штрихом - бантом на подарочной упаковке, если хотите, - который демонстрирует получателю, что вы заботитесь о внешности, а также о внесении любых изменений в план технико-экономического обоснования в последнюю минуту.
Выберите деловой шрифт для вашего письма. Чтобы создать симметрию, выберите тот, который вы использовали для плана технико-экономического обоснования. В противном случае, Times New Roman, Arial или Tahoma в 11 баллов являются хорошим выбором. Установите 1-дюймовые поля сверху, снизу и по бокам и расположите буквы в стиле блоков без отступов.
Введите заголовок обратного адреса, который включает в себя ваш адрес (не ваше имя), а затем дату. Двойной пробел.
Введите внутренний адрес или имя и адрес, на который вы отправляете технико-экономическое обоснование. Двойной пробел.
Введите приветствие. Двойной пробел.
Напишите первый абзац, резюмируя цель письма и ссылаясь на любые относящиеся к делу детали, касающиеся плана осуществимости: «В приложении приведен план технико-экономического обоснования, в котором изложены (укажите объем плана и его цели), который я с удовольствием предоставлю вам на имени (название вашей компании) ». Двойной пробел.
Укажите, что получатель должен внимательно прочитать план и внести любые изменения - и в ближайшее время - до того, как будут начаты какие-либо контрактные профессиональные услуги. Обязательно установите разумный срок, предоставив получателю достаточно времени для тщательного анализа, но не так много времени, чтобы план мог выпасть из экрана бизнес-радара: «Я с уважением прошу вас просмотреть прилагаемый план, чтобы убедиться, что он точно отражает все соответствующие точки. Если нет, и вы хотите внести какие-либо изменения, пожалуйста, свяжитесь со мной (ваш номер телефона) при первой возможности, чтобы обсудить их. Если нет, пожалуйста, подпишите план, указанный на последней странице. Я позвоню вам в течение недели, чтобы назначить для меня подходящее время, чтобы забрать план в вашем офисе ». Двойной пробел.
Напишите заключительный абзац, который указывает на любые деловые отношения, которые предвещает ТЭО. «Заранее благодарю за оперативное внимание к этому вопросу. Теперь, когда технико-экономическое обоснование выполнено, я рассчитываю на плодотворную и взаимовыгодную работу с вами в течение многих лет ». Двойное пространство.
Введите официальное закрытие, например: «С уважением» или «С уважением». Пробел четыре раза.
Введите свое имя. Космический раз. Введите «Приложение» (которое относится к технико-экономическому плану). Подпишите свое имя в промежутке между закрытием и введенным вами именем.
подсказки
-
Прочитайте ваше письмо вслух. Затем попросите коллегу, которому доверяют, - предпочтительно тот, кто связан с технико-экономическим планом - тоже прочитать его. Вычитайте и отредактируйте письмо перед отправкой.
Сохраните копию письма для ваших файлов.
