Инвентаризация точно в срок, или JIT, представляет собой процесс, предназначенный для сокращения капиталовложений предприятий в запасы, освобождая таким образом средства для инвестирования в другие части компании, такие как рабочая сила или инфраструктура. Компании перевозят в небольших количествах сырье, полагаясь на сложную систему учета, которая прогнозирует будущие потребности в запасах и заказывает их непосредственно перед тем, как они понадобятся. Поставки меньше, но чаще, создавая небольшой запас свежих запасов. Цель этой системы - доставлять компоненты на объект незадолго до их необходимости, вместо того, чтобы хранить большой запас деталей или ингредиентов под рукой. С меньшим количеством денег, связанных с материалами в хранилищах, компании могут свободно улучшать или расширять.
Существует ряд преимуществ и недостатков систем своевременной инвентаризации. С другой стороны, оборотный капитал не связан, вероятность того, что товарно-материальные запасы устареют при хранении, меньше, и проще менять производственные заказы, потому что в наличии так мало продукта, чтобы пройти через него. Однако не все так положительно. Даже при значительной экономии средств JIT может иметь достаточно недостатков, чтобы любой владелец бизнеса мог серьезно взглянуть на процесс.
Недостатки инвентаря точно в срок
В системах учета точно в срок компании заказывают минимальный объем запасов, чтобы пройти до следующей даты поставки. Ресторан, использующий эту систему в двухнедельном графике доставки, будет заказывать только достаточное количество еды, чтобы работать в среднем в течение четырех дней. Большинство этих систем основаны на сравнительных данных за предыдущий год, и они предполагают, что бизнес будет оставаться относительно неизменным из года в год. Если основной конкурент ресторана внезапно обанкротится, он может увидеть внезапный рост доходов, который не был запланирован заранее. В результате на полках может не хватить еды на неделю. Поиск альтернативных источников для чрезвычайных поставок продовольствия может быть невозможным или, в лучшем случае, очень дорогим.
С другой стороны, внезапное и неожиданное падение бизнеса может привести к избытку ингредиентов на полках, которые могут испортиться перед использованием. При использовании автоматизированной системы владельцы бизнеса могут скорректировать количество поступающего продукта за два или три цикла инвентаризации. Это также создает проблему на следующий год, поскольку система будет ожидать падения бизнеса снова и будет скорее всего, не заказывать достаточно ингредиентов на неделю.
Сложность с сюрпризом Extra Business
Одним из самых больших недостатков бизнеса в срок является отсутствие гибкости, когда дело касается удачи. В большинстве предприятий, клиент, который хочет заказать огромное количество продуктов, - это хорошо. Для компании, производящей футболки с новой школьной учетной записью, это может означать, что новый клиент должен ждать дольше, чем он хочет, чтобы получить полный заказ. Малые предприятия не могут позволить себе отказаться от непредвиденных обстоятельств, но почти невозможно в короткие сроки найти достаточно сырья, чтобы позаботиться о прибыльных новых клиентах.
Это может быть решено одним из двух способов. В первом случае новые клиенты могут получить желаемый заказ, но им придется ждать намного дольше, чтобы получить его из-за отсутствия запасов. В зависимости от конкретного типа рубашки, которую они хотят, могут потребоваться недели, чтобы найти достаточно большой запас, чтобы удовлетворить новых клиентов. С другой стороны, если владельцу магазина футболок удастся найти готовый запас основных рубашек, который удовлетворит покупателя, вполне вероятно, что они будут стоить больше денег, чем взимает обычный поставщик магазина. Неожиданный клиент может на самом деле обойтись без денег компании, снизив рентабельность практически до нуля.
Требуется больше планирования и обучения
Многие малые предприятия делают заказ инвентаря и материалов вручную, используя бумагу и карандаш, по крайней мере, в начале. Даже те, кто достаточно большой, чтобы нуждаться или хотеть программу инвентаризации компьютеров, делают это с простыми приложениями. В большинстве случаев достаточно проводить инвентаризацию пару раз в месяц, чтобы отслеживать, что вам понадобится. В этих случаях инвентаризация является простым процессом и может быть легко обучена любому сотруднику за короткое время.
С системой инвентаризации JIT весь процесс инвентаризации становится более сложным. Сотрудники должны быть обучены проводить очень подробные инвентаризации на очень частой основе. Точность имеет решающее значение, потому что вся система заказов для компании основана на этих цифрах. Сотрудникам необходимо научиться использовать сложные компьютерные системы, что может быть непросто для тех, кто не знаком с компьютерами, установленными в офисе. Чтобы обучать и удерживать сотрудников, которые могут выполнять эти обязанности по инвентаризации, вам, возможно, придется увеличить затраты на оплату труда. Кроме того, вам нужно будет найти поставщиков, которые готовы работать с вами, доставляя расходные материалы несколько раз в неделю, не добавляя непомерную плату за доставку к каждому заказу. Это также разумная практика - создавать отношения с более мелкими поставщиками для срочных поставок в случае перерыва в процессе инвентаризации / доставки.
Плотная цепочка поставок означает меньше контроля
Большинство владельцев малого бизнеса гордятся своей способностью поворачиваться и быстро менять ситуацию, когда этого требуют экономические силы вокруг них. С системами своевременной инвентаризации сделать это гораздо сложнее. Окружная пекарня, как правило, будет знать, когда будут проходить местные праздники, и будет делать соответствующие заказы. Но если пекарь узнает, что новый организатор свадеб ищет срочную поставку модных кексов, у нее мало шансов подойти и потянуться к работе.
Даже если ей удастся получить заказ на кекс, а поставщика хлебобулочных украшений для пекарей нет на складе, у нее будет меньше вариантов, чтобы предложить потенциальному новому клиенту. Любые нарушения в цепочке поставок в любой точке системы в конечном итоге повлияют на прибыль малого бизнеса, использующего эту систему. С меньшим количеством возможностей предложить клиентам и меньшим количеством возможностей изменить бизнес-планы в короткие сроки, своевременная инвентаризация может ограничить возможности, которые в противном случае могли бы вырастить малый бизнес.
Проблемы со стихийными бедствиями
Торнадо, ураганы, наводнения и другие стихийные бедствия могут оказать огромное влияние на любой бизнес, равно как и гражданские беспорядки или действия полиции. Разница с системами учета точно в срок заключается в том, что эффект можно ощутить гораздо более резко. Опасность заключается не только в том, что происходит, когда рядом с бизнесом возникают чрезвычайные ситуации, но и в тех случаях, когда они происходят в других областях, где находится поставщик бизнеса.
Местная кофейня, использующая заказы JIT, обычно хранит достаточное количество бобов для средних или трехдневных продаж. Они могут запастись запасами на дополнительный день, но не более того. Если их жаровня, находящаяся в соседнем штате, будет поражена торнадо или огнем, у владельца кафе будет мало времени, чтобы переместиться и найти нового коммерческого поставщика бобов. Если его клиенты привыкли к определенной смеси запатентованных смесей, он, возможно, не сможет держать свои двери открытыми более нескольких дней, прежде чем закончится инвентаризация.
Потребность в более высоких инвестициях в ИТ
Системы учета точно в срок настолько сложны, что их практически невозможно использовать без компьютера и специальных программ. Компаниям потребуется отслеживание запасов, создание заказов, прогнозирование продаж и множество других программ, чтобы эта система работала должным образом. Это означает большие инвестиции как в аппаратное, так и в программное обеспечение, а также время обучения для руководства и сотрудников. Будут дополнительные затраты на рабочую силу, дополнительные надзорные обязанности и больше времени, необходимого для ввода данных.
После того, как все эти системы установлены и люди обучены, вся компания теперь полагается на компьютерную систему для безупречной работы. В большинстве случаев так и есть, но проблемы возникают. Вот почему существуют ИТ-отделы. Любой бизнес с системой JIT должен иметь отношения с ИТ-специалистом, который знаком с установленным оборудованием, а также с профессионалами, работающими в компании JIT. Ни одна компания не может позволить себе отключить систему инвентаризации на несколько дней, будь то из-за ошибки в программном обеспечении или сбоя в работе компьютера. Аварийный ремонт может быть дорогим и может даже не быть доступным по ночам или в праздничные дни. Владельцы умного бизнеса создают резервный план на случай чрезвычайных ситуаций, но в лучшем случае они являются временными ограничителями.
Необходимая опора на одного поставщика
Настройка системы JIT требует создания отношений с основными поставщиками, которые будут поставлять еженедельное сырье, необходимое бизнесу. Хотя эти деловые связи могут принести пользу любой компании, у этой договоренности есть и недостатки.
Владелец пиццерии, который полагается на одну компанию-поставщика ресторанов, имеет преимущество в том, что он знает, сколько она будет платить за пепперони и муку каждую неделю, что облегчает контроль над расходами на еду. С другой стороны, она ограничена в своей способности оглядываться на конкурентов своего поставщика, чтобы увидеть, какие цены они предлагают на те же продукты. Если поставщик по всему городу предлагает пепперони за полцены на этой неделе, она не может просто сделать один заказ, прежде чем вернуться к своему постоянному поставщику. Она может менять поставщиков, но нет способа просто ходить по магазинам, чтобы найти лучшие цены каждую неделю.
Та же проблема возникает, если поставщик решает поднять цены. Владелец магазина пиццы застрял, платя более высокие цены, пока не сможет найти аналогичного поставщика, который предлагает лучшие цены и который готов работать с ней по ее графику заказов. В любом случае, инвентаризация JIT значительно снижает способность владельца бизнеса своевременно находить лучшие цены на сырье.
Проблемы с удовлетворенностью клиентов
Когда системы учета точно вовремя работают, они работают хорошо. Однако, когда эти системы выходят из строя, предприятия могут страдать по нескольким направлениям. Недостаток запасов означает потерю бизнеса, но это только немедленный эффект. Недовольные клиенты, которые не могут получить то, что они хотят, или которым приходится ждать дольше, чем обычно, чтобы выполнить свои заказы, являются настоящей проблемой в современной бизнес-среде.
Интернет оказывает огромное влияние практически на каждое малое предприятие, и недовольные клиенты обладают большей властью, чем когда-либо, причинять вред бизнесу. Рецензируемые сайты, такие как Yelp и Facebook, Twitter и другие сайты социальных сетей, дают клиентам голос, которого они никогда не имели прежде. Одного плохого отзыва, написанного в забавном или шокирующем стиле, может быть достаточно, чтобы нанести серьезный ущерб любому малому бизнесу сегодня. Вирусные бизнес-обзоры - это легенда интернет-легенды, а некоторые повторяются годами. В эпоху, когда каждый клиент имеет право закрыть бизнес, если он достаточно мотивирован, владельцы бизнеса делают все возможное, чтобы поддерживать их счастливыми. Хранение достаточного количества товара на складе для удовлетворения потребностей клиентов может быть большой частью этой стратегии.
