Написание сборных писем неоплачиваемым клиентам является неизбежной задачей каждого владельца бизнеса. Чтобы увеличить ваши шансы получить деньги, которые вам причитаются, разработайте подробную платежную политику до выдачи кредита и используйте тактичность и профессионализм при попытке получить средства на просроченных счетах.
Создать политику оплаты
Прежде чем позволить клиенту или клиенту отложить оплату, оплатить в кредит или оплатить после доставки продуктов или услуг, разработайте платежную политику, в которой изложены ваши условия. Это должно включать сведения о том, когда вы считаете, что платеж просрочен, например, через 10 или 30 дней после выставления счета. Он также должен содержать подробную информацию о том, что произойдет, если неуплата продолжится, например, о назначении штрафов и просроченных платежей, прекращении предоставления услуг или судебном иске.
Обращайтесь к специфике
При составлении письма о сборе см. Ваше договорное соглашение с клиентом. Укажите заказ, номер счета, дату оказания услуги или покупки, а также дату, когда должен был быть произведен первоначальный платеж. Если ранее были попытки собрать деньги, упомяните об этом и укажите клиенту сумму, включающую штрафы. Например, «Ваш заказ на 1000 бутылок с водой был доставлен 1 октября, а счет на 250 долларов США был выслан по электронной почте 3 октября с датой платежа 3 ноября. Ваша учетная запись просрочена на 30 дней, и ваша учетная запись была оценена как Комиссионные в размере 25 долларов США, в результате чего ваш непогашенный остаток составляет 275 долларов США, подлежит немедленной оплате ».
Быть сочувствующим, но твердым
В то время как некоторые неоплачиваемые клиенты могут уклоняться от своих счетов, другие, возможно, забыли дату оплаты или имеют серьезные проблемы с движением денежных средств. Дайте клиентам возможность усомниться в том, что при написании сборных писем они не будут защищаться. Например: «Мы понимаем, что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и мы обязуемся работать с вами, чтобы решить этот вопрос». Такой подход не оскорбляет клиента, но дает понять, что оплата должна быть произведена независимо от обстоятельств.
Прикрепить проверочные документы
Приложите к своему письму-сборнику копии ранее выставленных счетов, прошлую переписку по этому вопросу, копию любого подписанного контракта или письменного соглашения и выдержки из вашей платежной политики. Если вы хотите договориться о балансе или принять частичные платежи, обрисуйте конкретные условия вашего предложения. Укажите номер для звонка, если у клиента есть вопросы, и укажите предоплаченный конверт с обратным адресом для легкой оплаты.
Использовать адвоката
Если повторные попытки получения взыскания по просроченным счетам не окажутся плодотворными, вы можете выбрать, чтобы адвокат отправил письмо о сборе от вашего имени. Ваш адвокат может порекомендовать вам угрозы в суде мелких тяжб, направление в коллекторское агентство, кредитную отчетность или другие юридические действия. Взвесьте экономическую выгоду от того, что потребуется для того, чтобы направить ваши усилия по сбору платежей юристу, по сравнению с суммой, которую вы потенциально можете получить от своего клиента. Например, использование адвоката для написания инкассо-письма для счета на 50 долларов может оказаться неэффективным с точки зрения затрат, но использование профессиональной помощи для сбора на счете в 10000 долларов почти наверняка будет стоить затрат.
