В бизнесе мы находимся и не встречаемся, во время которых мы принимаем много решений. В конце собрания протоколы собрания фиксируют решения, чтобы гарантировать, что все участники предпримут дальнейшие действия. Протокол встречи охватывает все аспекты встречи: от списка участников и повестки дня до действий, которые необходимо предпринять, и решений, которые необходимо принять для дальнейших встреч. Использование конкретных шагов для определения протокола встречи позволит вашей команде, коллегам и менеджерам знать темы для обсуждения и ожидания дальнейших действий.
Используйте повестку дня в качестве руководства, чтобы написать протокол встречи. Повестка дня встречи - это руководство встречи. Он обновляет участников и позволяет им узнать цели, их роль в их достижении и какие конкретные предметы им назначены. Поскольку встреча основана на повестке дня, повестка дня становится руководством к составлению протокола.
Кратко опишите роли участников на собрании или проектах для обсуждения. Объясните роль каждого участника, чтобы помочь тем, кто не посещал, узнать, кто посещал какой отдел и для какой конкретной цели. Изложение ролей участников гарантирует, что каждый человек посещает собрание целенаправленно. Роли участников важны для организатора встречи и участников, поэтому обсуждения на встречах продолжаются, не увязая в ранее обсуждавшихся темах.
Подчеркните цели встречи, четко изложив их. Например: принимать решения, собирать идеи или информировать команду о прогрессе. Перечисление целей помогает читателям протокола четко понять цель встречи. Часть целей или задач - это то, что читают многие старшие менеджеры; если они не должны быть вовлечены в цели, дальнейшее чтение не требуется. Если руководитель заинтересован в достижении целей, он может принять участие в следующем собрании.
Напишите решения, принятые на собрании. Запишите все решения, принятые и обсужденные для определения повестки дня следующего собрания. Записывание решений позволяет посетителям и не посетителям проверить, требуются ли от них какие-либо последующие действия, к которым они затем могут подготовиться. Решения, выделенные на совещании, будут приниматься во внимание, если только дальнейшее обсуждение не требуется на другом совещании, что само по себе является решением. Захват и обмен решениями, принятыми на собрании, имеют решающее значение для точных, полезных минут.
Напишите задачи «Следующий шаг» с именем ответственного лица рядом с ними. Эти шаги позволяют организатору собрания подготовиться к следующему собранию, а также чтобы участники и не присутствующие знали, что они несут ответственность за постсобрание. Это гарантирует, что люди будут готовиться к следующему собранию, либо выполнив свои задачи, либо делегировав их кому-то другому, кто сможет их выполнить и посетить следующее собрание.
Разошлите черновик протокола собрания участникам. Черновик позволит участникам редактировать протоколы путем обновления заметок, следующих шагов и решений. Предварительный анализ гарантирует, что вся информация была собрана правильно, и что люди управляют задачами, назначенными им или отделу. В рамках процесса рассмотрения проекта укажите крайний срок для всех участников комментариев. Если никакие изменения не получены, протокол считается принятым всеми сторонами.
Отправьте протокол встречи. Как только все отзывы будут собраны, отправьте протокол встречи всем лицам, которые были приглашены на собрание. Скопируйте других сотрудников или посетителей, которые должны быть проинформированы. Протокол должен быть отправлен в течение 24 часов после окончания собрания или за 12 часов до следующего собрания, в зависимости от того, что наступит раньше.
подсказки
-
Не вся информация должна быть зафиксирована в протоколе собрания, достаточно основных моментов. Протоколы собрания эффективны, когда они суммируют собрание с решениями и обязанностями. Если вы облегчаете встречу, попросите кого-нибудь сделать заметки для команды.
