Кредиторская задолженность является важной частью вашей финансовой отчетности и может быть предметом мошенничества без тщательной выверки и контроля. Надежные процедуры аудита кредиторской задолженности могут обеспечить точность и своевременность оплаты счетов. Лучшие процедуры аудита кредиторской задолженности позволяют сочетать ежедневные проверки, рутинный внутренний контроль и процедуры внешнего аудита.
Рутинные процедуры
Кредиторская задолженность должна ежедневно балансироваться, чтобы выровнять платежи с записанными записями. Любое расхождение между общей уплаченной суммой и общей записанной суммой должно быть немедленно проверено и согласовано. Управленческий надзор за каждым лицом, вовлеченным в кредиторскую задолженность, должен быть строгим и включать регулярный мониторинг деятельности. Менеджеры должны быть обучены следить за любыми признаками проступков со стороны кредиторов.
Должны быть приняты процедуры подписи, которые помогают установить контрольный журнал. Эти списания должны включать в себя проверку руководством ежедневных сверок, ежемесячные отчеты о расхождениях и индивидуальные списания для крупных транзакций, чтобы гарантировать, что вся информация верна.
Внутренние органы управления
Внутренний контроль кредиторской задолженности должен включать требования к подписи в соответствии с суммами платежей. Рассмотреть возможность реализации нескольких уровней требований подписи. Например, вам может потребоваться подпись менеджера по бухгалтерскому учету для товаров на сумму более 5000 долларов США, подпись руководителя для товаров на сумму более 10000 долларов США и требование двойной подписи для платежей на сумму более 25 000 долларов США. Сопоставьте свои требования к подписи с общими доходами и подверженностью вашего бизнеса мошенничеству для получения максимальной выгоды.
Установить рутинные процедуры контроля кредиторской задолженности. Включите выборочные проверки отдельных платежей для обеспечения точности. Например, просматривайте пять кредиторских задолженностей каждый день, проверяйте сумму платежа и информацию о получателе и убедитесь, что учетные записи были заполнены правильно.
Во время процедур закрытия книги в конце месяца или финансового периода включайте процедуры выписки для всей работы по оплате счетов, включая итоговые итоги и сверки счетов. Кроме того, ведите текущий отчет, который отслеживает уровни платежей по обработке кредиторской задолженности. Если уровни оплаты внезапно увеличатся или уменьшатся, автоматическое расследование причин может предотвратить потенциальные проблемы.
Внешний аудит
Большинство внешних аудитов включают кредиторскую задолженность в качестве области тестирования. Внешние ревизии должны составлять подробный список кредиторской задолженности и прослеживать итоги от подробностей по всем учетным записям до итоговой итоговой суммы и включать в себя снятие средств банком. Выберите пункты должны быть выбраны для углубленного тестирования. С выбранными получателями платежей следует связаться, чтобы проверить получение платежей. Кроме того, рутинные сверки должны быть проверены на точность и логическую обработку. Любые сверки с большими расхождениями должны быть полностью расследованы.
Внешний аудит должен проверять неучтенные обязательства. Рассмотрите возможность выбора всех счетов-фактур сверх указанного порога и случайного выбора обычных счетов-фактур для углубленного просмотра. Посмотрите записи о выплатах, кредиты для возврата, товары, полученные, но не выставленные в счетах, и любые счета, специфичные для счетов. Убедитесь, что каждый счет правильно записан в правильном периоде времени. Проверьте аккаунт, чтобы увидеть, был ли он зарегистрирован как обязательство или был ли он должным образом исключен из периода времени.
