В книге «Хранение книг: основные записи и учет для успешного малого бизнеса», седьмое издание, «Линда Пинсон определяет кредиторскую задолженность как долги компании перед кредиторами за приобретенные товары или услуги. Компании распределяют обязанности по выплате платежей членам своей бухгалтерии или отдельной группы по работе с кредиторами. Специальная команда по работе с кредиторами использует стандартные наборы процедур обработки. Эти процедуры минимизируют накладные расходы при максимизации отношений с поставщиками.
Значимость
Мошенничество, растрата и ошибки в обработке могут разрушить бизнес. Очень важно внедрить контрольные процедуры для снижения такого риска. Некоторые общие и эффективные меры контроля включают в себя: разделение обязанностей для снижения риска растраты; официальные функции закупок и руководящие указания по снижению риска хищения, мошеннических счетов и ошибок; пороговые значения суммы в долларах второго подписчика для снижения риска растраты и ошибок; и систематическая проверка номера счета-фактуры для снижения риска повторных ошибок при оплате.
Вендоры
Кредиторы добавляются в базу данных компании в качестве поставщиков. Эта задача обычно назначается клерку кредиторской задолженности или финансовому клерку, который не имеет возможности производить платежи.
Чтобы обеспечить своевременное получение платежей, поставщикам рекомендуется работать с командой кредиторов для решения проблем выставления счетов. Обращение к агентам по закупкам или отделу заказов добавит задержек к поиску или обработке неоплаченных или частично оплаченных счетов.
функция
Продавцы получают инструкции по отправке счетов напрямую в отдел кредиторской задолженности. Счет выставляется с отметкой времени и начинается обработка часов. Если для закупки товаров или услуг был создан заказ на покупку, счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку и подтверждением получения. Мэри С. Шеффер обсуждает этот процесс «трехстороннего соответствия» в книге «Кредиторская задолженность: руководство по созданию эффективного отдела».
Если покупка была совершена без заказа, она должна соответствовать установленным руководящим принципам компании. Если руководящие принципы соблюдены, счет-фактура направляется в отдел заказов для утверждения и соответствующего кодирования.
Процедуры выплаты
Аналитик по кредиторской задолженности уполномочен производить платежи. Аналитик старательно работает над своевременной обработкой счетов, чтобы обеспечить их своевременную оплату и получение скидок, когда это возможно. Обе эти цели приводят к возможности контролировать накладные расходы. Это особенно важно в тех случаях, когда государственные органы наказываются за задержку платежей.
Электронные платежи являются еще одним инструментом экономии средств. Это снижает стоимость бумажных чеков и сводит к минимуму мошенничество или хищение чеков. Если необходимо произвести частичный платеж или отклонить платеж, аналитик по кредиторской задолженности документирует и объясняет обстоятельства.
Внутренний аудит
Аналитик по кредиторской задолженности гарантирует, что платежи осуществляются в соответствии с политикой компании. Внутренняя ревизионная группа компании будет выборочно проверять результаты работы аналитика, запрашивая документацию для выбранной группы счетов. Аудитор просматривает документацию, чтобы убедиться, что процедуры контроля были на месте и должным образом соблюдены. Недостаточные процедуры контроля приводят к неожиданным потерям. Дополнительное время и стоимость требуются, чтобы возместить такие потери.
