Процедуры контроля документов имеют решающее значение для обработки счетов к оплате. Они помогут обеспечить правильную запись всех счетов к оплате в главную бухгалтерскую книгу и своевременную обработку платежей по счетам. Письменная процедура обработки кредиторской задолженности помогает устранить ошибки при обработке и избежать просроченных платежей за несвоевременный перевод платежей.
Дата-Штамп Счет
Лицо, ответственное за открытие ежедневной почты, должно поставить отметку в каждой полученной счет-фактуре с указанием даты текущего дня. Штамп с датой позволяет вам отслеживать количество времени, необходимое для оплаты счета в вашей компании. Лицо, ставящее отметку о дате выставления счетов, должно отмечать любые существенные различия во времени между датой выставления счета и полученной датой. Счета-фактуры, отправленные по почте через несколько недель после генерации, могут потребовать быстрого прохождения процесса кредиторской задолженности, чтобы избежать просроченных платежей.
Код счета
Сотрудник, ответственный за создание или управление расходами, записывает код для соответствующей учетной записи Главной книги в накладную и сравнивает накладную с оставшимся бюджетом для этой накладной. Если после обработки счета счет в Главной книге превысит сумму, указанную в бюджете, сотрудник должен включить объяснение перерасхода в счете.
Получить утверждение счета
Менеджеры несут ответственность за проверку и утверждение всех счетов к оплате, которые входят в сферу их контроля. Менеджер проверяет кодировку в счете на точность и любое объяснение перерасхода бюджета на тщательность. Затем менеджер инициализирует и датирует счет-фактуру, чтобы бухгалтер знал, что менеджер утвердил счет-фактуру для оплаты.
Подготовьте чек
Бухгалтер просматривает счет-фактуру, чтобы убедиться в том, что в счет-фактуру включены надлежащие утверждения и объяснения превышений. Бухгалтер также дважды проверяет кодировку в счете-фактуре и подвергает сомнению любую кодировку, которая, по-видимому, содержит ошибки. Как только бухгалтер удовлетворен утверждением и кодированием счета, он готовит чек к оплате.
Бизнес-чеки должны включать две контрольные заглушки: контрольная заглушка для эмитента и контрольная заглушка для получателя. Контрольная заглушка должна содержать дату счета-фактуры, номер счета-фактуры и номер бизнес-счета, если поставщик назначил их. Контрольная заглушка эмитента может включать кодирование главной книги, если это необходимо. Сделайте копию счета-фактуры для ваших собственных записей и прикрепите контрольную заглушку эмитента к верхней части счета-фактуры. Подайте копию счета-фактуры для поддержки расходов в случае аудита или для бухгалтерского исследования.
