Правильное обращение к деловому письму важно для того, чтобы стать профессионалом и создать надежное начало для письма. Неправильно написанное деловое письмо показывает, что автор либо ленив, либо необразован. Деловое письмо не похоже на написание письма другу и должно рассматриваться по-другому. Деловые письма всегда следуют формату, который легко копировать после написания одного или двух. Сохраните деловое письмо на свой компьютер и замените информацию, чтобы создать шаблон для будущих писем.
Напишите адрес отправителя и адрес получателя 12-точечным шрифтом, который легко читается, например Times New Roman. Такие программы, как Microsoft Office, предлагают мастер писем и шаблоны с правильным форматированием. В Microsoft Office 2010 нажмите кнопку «Файл», затем нажмите «Создать» и либо создайте новое письмо, либо откройте шаблон.
Используйте фирменный бланк, который включает ваше имя и адрес, чтобы написать письмо. Если бланков нет, напишите свой полный адрес, выровненный по левому краю вверху буквы, включая адрес улицы, город и почтовый индекс.
Напишите дату в двух дюймах от вершины, выровненной по левому краю. При использовании фирменного бланка дата отображается под фирменным бланком. Если просто ввести свой адрес, дата идет прямо под вашим адресом. Если вы пишете письмо в течение нескольких дней, напишите дату, когда письмо было закончено. Запишите месяц и укажите год. Например, письмо, написанное 30 июня 2009 года, будет датировано 30 июня 2009 года.
Напишите адрес получателя под датой, оставленной с выравниванием. Включите конкретное название и имя человека, которого вы пишете. Напишите адрес в формате почтовой службы США.
Напишите приветствие под адресом. Обычно это Уважаемый (человек, использованный в адресе). Пишите имя человека только в том случае, если вы хорошо его знаете, в противном случае используйте имя г-на, миссис, мисс или доктора. Если вы не уверены в его половой принадлежности, пишите только имя и фамилию человека. Используйте «Кому это может касаться» в качестве приветствия, если у вас нет конкретного имени для получателя. Используйте двоеточие после приветствия.
