Владельцы бизнеса и поставщики услуг нередко недооценивают клиентов. Например, если вы веб-дизайнер, и проект, над которым вы работаете, требует больше времени и усилий, чем вы думали, вы можете захотеть брать больше. В этом случае имеет смысл оформить дебетовое авизо или дебетовое примечание для вашего клиента. Этот документ широко используется во всех отраслях для инкрементного выставления счетов, банковских операций и многого другого.
подсказки
-
Дебетовый меморандум или дебетовое авизо - это форма, выдаваемая продавцами для уведомления клиентов о том, что им не выставлен или не выставлен достаточный счет. Он играет роль для управления балансом по конкретному счету и для исправления ошибок в выставлении счетов.
Что такое дебетовый меморандум?
Допустим, у вас есть агентство цифрового маркетинга, и один из ваших клиентов запрашивает дополнительные услуги после размещения заказа.Вы можете оформить дебетовое авизо или новый счет на эти услуги. Если вы выберете первый вариант, необходимо записать дебетовое авизо в ежемесячный отчет о непогашенной дебиторской задолженности.
Банки выпускают дебетовые авизо, чтобы уведомить клиентов о расходах по платежам по кредиту, процентам, сбрасываемым чекам, DDA дебетовым и кредитным сборам и так далее. Этот документ также может быть использован для взимания комиссии или зачета остатка кредита, оставшегося на счете клиента. Думайте об этом как неофициальный счет.
Дебет против Кредитовых авизо
Как владелец бизнеса, важно понимать разницу между дебетовыми и кредитовыми авизо. Последний используется для уменьшения суммы, которую покупатель должен продавцу. Покупатели фиксируют это уменьшение в балансе своей кредиторской задолженности, а поставщики - в балансе своей дебиторской задолженности.
Как правило, компании выдают кредитовое авизо, когда комиссионные, взимаемые с клиента, слишком высоки. Например, фабрика может выставить счет на 2000 долларов за 200 единиц товара, где каждая единица стоит 10 долларов. Покупатель сообщает фабрике, что пять единиц неисправны. В этом случае фабрика может выдать кредитовое авизо на сумму 50 долларов США и записать транзакцию в дебиторскую задолженность.
Сумма, указанная в кредитовом авизо, может быть возвращена покупателю или применена к покупке. Как и в случае с дебетовым меморандумом, этот документ обычно предназначен для предыдущего счета. Оба документа должны исправлять ошибки выставления счетов и счета.
Создание дебетового авизо
Дебетовое авизо относительно просто создать. Во-первых, определите, сколько денег должен ваш клиент. Затем выберите формат, например, платежное поручение или письменное письмо. Включите следующую информацию в дебетовую записку:
- Имя клиента и деловая информация
- Название вашей компании и контактные данные
- Налоговый регистрационный номер вашей компании
- Ссылочный номер клиента (необязательно)
- Номер и дата счета
- Краткое описание приобретенных товаров или услуг
- Задолженность покупателя
- Условия оплаты, включая любые поздние сборы, которые могут применяться
Укажите причину, по которой вы выпускаете дебетовое авизо. Опишите, что должно и почему. Используйте профессиональный тон. Если дебетовая заметка связана с предыдущей накладной, укажите ее номер в заметке. В зависимости от ваших предпочтений, вы можете использовать программу для работы с электронными таблицами, текстовый процессор, программное обеспечение для выставления счетов или шаблоны дебетовых заметок. Многие веб-сайты, такие как Smartsheet, Template.net и Biztree, предоставляют бесплатные шаблоны, которые можно настраивать в соответствии с вашими потребностями. Все, что вам нужно сделать, это заполнить, скачать и распечатать форму.
Когда вы закончите, отправьте дебетовое авизо своим клиентам. Если они не платят вовремя, создайте и отправьте еще одну дебетовую заметку. Подумайте об использовании программного обеспечения, такого как QuickBooks, для точного учета ваших дебетовых и кредитных авизо, счетов и других финансовых документов.
