У каждой компании свои правила встреч. Некоторые следуют неформальному процессу, другие требуют более формальной структуры. Как менеджер или владелец бизнеса, важно знать, как проводить и заканчивать как официальные, так и неформальные встречи. Это улучшит коммуникацию и приведет к более продуктивному результату.
Что значит отложить собрание?
Термин «отложить» происходит от латинских слов Объявление (до) и Diurnus (ежедневно). Хотя многие люди используют термин «взаимозаменяемо» для обозначения конца собрания, «перерыв» фактически означает перенос совещания или пункта повестки дня на другой день. Например, члены совета директоров компании могут отложить заседание, когда просто невозможно обсудить имеющиеся проблемы, потому что отсутствует ключевая информация. Отсрочка означает, что встреча будет возобновлена позже, когда все будут готовы обсудить данный вопрос. Это не то же самое, что завершение или завершение встречи, когда все вопросы решены.
Каковы правила процесса для встреч?
Некоторые организации, в частности, суды общей юрисдикции, университеты, правительственные учреждения и крупные организации, следуют установленным правилам проведения официальных заседаний. Например, согласно недавно пересмотренным правилам порядка Роберта любой может подать ходатайство о переносе собрания при определенных обстоятельствах, например:
- При отсутствии кворума
- Как указано в подзаконных актах организации
- Когда члены правления достигают конца повестки дня
- В случае возникновения чрезвычайной ситуации или непосредственной опасности, такой как пожарная сигнализация в здании.
В то время как малые предприятия вряд ли будут следовать правилам Роберта, они предоставляют простую структуру для «официального» закрытия собрания.
Процедуры отложить встречу
Совещание может быть отложено либо в начале, либо на любом этапе. Если вы председатель, составьте план, чтобы все прошло гладко. После обсуждения повестки дня проверьте, не желает ли кто-либо сделать предложение отложить собрание. Спросите одного, сказав "Я слышу движение отложить?" В предложении отложить должно быть четко указано время и дата следующего собрания, а также любые неотложные вопросы, требующие специальной сессии перед следующим общим собранием. По правилам Роберта, движение должно быть поддержано и не может быть изменено или обсуждено.
Собрание может быть отложено без движения, если кворум отсутствует или в случае чрезвычайной ситуации. Если этот день является выходным днем, собрание может быть отложено до следующего рабочего дня, в то же время и в том же месте. Отложенное совещание будет осуществляться в том же порядке, что и исходное совещание. В заключительных замечаниях председатель может обсудить день и время следующей встречи. Он также может предоставить контактную информацию, поблагодарить участников и сделать напоминания в последнюю минуту. В случае, если перерыв составляет 90 дней и более, каждому участнику будет сообщено о дате и месте.
Отложение менее формальной встречи
Не все встречи являются официальными; следовательно, не все встречи требуют предложения отложить. Торговые встречи являются хорошим примером.Они, безусловно, важны, и ожидается, что все торговые представители примут участие. Но цель торговых встреч состоит в том, чтобы менеджер по продажам передавал информацию персоналу, возможно, предлагал советы и поощрения, или предупреждал тех, кто не достиг целей или не сдал необходимые документы. Однако во время собрания голосования не будет, потому что важно мнение менеджера по продажам. После проведения собрания, где один человек отвечает, было бы глупо просить предложение отложить. Менеджер по продажам может спросить, есть ли какие-либо вопросы, и, ответив на них, просто скажите, «Это все, что я хотел рассказать сегодня. Возьмите с собой некоторые из этих новых брошюр и используйте их, чтобы объяснить невероятные преимущества этого замечательного продукта!»
Встречи, где менеджеры собираются, чтобы обсудить проблемы и решения, являются еще одним примером. У менеджеров нет времени на официальную встречу с движениями и секундами, и при этом они им не нужны. Они знают, о чем идет речь, поэтому повестка дня не нужна. Никто не тратит минуты. Они продолжат обсуждение этих вопросов на следующем собрании, поэтому технически они могут отложить заседание. Но формальное окончание встречи было бы неловко и неуместно. Скорее всего, встреча будет запланирована на ограниченное время, например, 30 или 60 минут. Когда время истечет, кто-то скажет: «Давайте поднимем эту дискуссию в следующем месяце» в то время как другие выбегают за дверь, чтобы вернуться к работе.
