Четырьмя компонентами связи являются кодирование, декодирование, среда передачи и обратная связь. Отправитель личного сообщения или сообщения делового общения кодирует и передает его через один или несколько носителей получателю, который декодирует его и отвечает, предоставляя обратную связь. В бизнесе эффективная коммуникация позволяет заключать сделки, позволяет менеджерам мотивировать своих сотрудников и помогает компаниям взаимодействовать со своими заинтересованными сторонами. Плохое общение может привести к снижению морального духа, снижению производительности и отсутствию доверия.
кодирование
Первым коммуникационным компонентом является кодирование, то есть перевод идей и концепций в символы и жесты. Отправитель начинает с принятия решения о передаче сообщения. Хорошие идеи часто теряются, если процесс кодирования не выполняется. Например, по словам профессора Гарвардской школы бизнеса Джона П. Коттера и профессора Университета Британской Колумбии Лорна А. Уайтхеда, разговоры, перепутанные с не относящимися к делу фактами и запутанной логикой, могут сделать невозможным проведение ясного и продуктивного диалога по фактам. Обманчивые коммуникационные стратегии, такие как борьба со страхом, могут создать беспокойство о мнимых рисках, которые могут также повернуть людей против хорошей идеи. Автор бизнеса Теодор Кинни написал в Harvard Business School Working Knowledge, что сила коммуникации может быть максимизирована путем интерпретации фактов, а не просто их повторения, а с помощью эмоций и символов для усиления сообщений и мгновенной связи с сотрудниками.
Средняя
Закодированное сообщение передается через среду или канал. Две основные категории бизнес-каналов - устные и письменные. Устная связь может осуществляться по телефону или с использованием интернет-технологий, таких как виртуальные телеконференции и веб-трансляции. Письменное общение включает в себя отчеты и заметки на традиционных бумажных носителях или на электронных носителях. Устные каналы быстрее, потому что отправитель и получатель могут использовать словесные и невербальные сигналы для передачи сообщений и предоставления ответов практически мгновенно. Вот почему руководители путешествуют по всему миру, чтобы заключать деловые сделки, потому что установление личного контакта и доверия может быть затруднено с помощью электронной почты и виртуальных встреч.
расшифровка
Декодирование - это работа получателя сообщения. Он включает в себя интерпретацию устных и невербальных сообщений, передаваемых отправителем. Для успешного делового общения процессы кодирования и декодирования должны быть синхронизированы. Это требует доверия между получателем и отправителем. Культурные различия часто играют роль в создании этого доверия, особенно в интерпретации невербальных коммуникаций. Например, указание пальцем допустимо в Северной Америке, но считается грубым во многих частях Азии.
Обратная связь
Обратная связь - это последний шаг в процессе связи, в котором получатель отвечает на сообщение отправителя. Этот сигнал может быть словесным - например, «Да, я думаю, что это отличная идея» - или невербальным, таким как вздох или длинная пауза, чтобы указать на несогласие. Обратная связь позволяет отправителю предпринимать корректирующие действия путем повторной передачи или перефразирования неправильно понятого сообщения. Однако обратная связь должна предоставляться быстро, потому что задержки могут убить бизнес-идеи и привести к упущенным возможностям для бизнеса.
