Как страховой агент, вам придется отрицать определенные требования. Когда вы отклоняете претензию, вы должны отправить клиенту письмо с указанием причины отказа. Это может быть неудобно, но это часть вашей работы. Держите ваше письмо профессиональным и лаконичным, чтобы сделать взаимодействие максимально простым для вас и клиента.
подсказки
-
Обязательно укажите конкретные сведения об отказе, иначе клиент может подать в суд на поставщика страхового возмещения за ущерб по недобросовестному страховому требованию.
Каковы причины отклонения претензии клиента?
Некоторые распространенные причины отказать в страховых претензиях:
- Ущерб не покрывается политикой клиента.
- Клиент не оплатил свои страховые взносы.
- Недостаточно доказательств для обоснования претензии.
- Иск не был подан вовремя.
- Клиент дал неверную информацию.
Этот список не является исчерпывающим, и могут быть другие причины для отказа в иске. Важным моментом является четкое изложение этих причин. Если клиент недоволен указанными вами причинами, он может иметь право подать жалобу.
Что должно быть в вашем письме об отказе?
Ваше письмо об отказе должно включать:
- Ваше имя, должность и компания.
- Дата подачи иска.
- Дата вашего отказа.
- Причина отказа.
- Номер полиса клиента.
- Номер претензии.
Обратитесь к руководству по стилю и шаблонам вашей компании для получения писем об отказе в вашей отрасли, чтобы узнать, есть ли какая-либо дополнительная информация, которую необходимо включить в ваше письмо. Например, вам может потребоваться обратиться к закону о страховании автомобиля без вины штата, если вы живете в одном из штатов, в которых от жертв дорожно-транспортных происшествий требуется подавать иски о защите от травм (PIP).
Как вы форматируете письмо с отказом от претензии?
Письмо об отказе в претензии должно быть отформатировано как любое другое деловое сообщение. Вот пример шаблона для подражания:
Твоя компания Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты
Имя клиента и контактная информация, отформатированные так же, как вы указали свое имя и контактную информацию выше.
RE: Заявление об отказе ДАТА: календарная дата вашего письма
Уважаемый (имя клиента)
Тело письма
С уважением,
Ваше имя
Укажите количество вложений в скобках здесь.
Как вы пишете тело письма?
В первом абзаце укажите, что письмо является ответом на претензию клиента. Назовите номер претензии и номер полиса клиента, а также дату подачи претензии. Предоставьте краткий обзор характера претензии. Во втором абзаце подробно описать этапы расследования претензии вашей компанией. В следующем абзаце вежливо, но четко говорится, что компания отклоняет требование клиента на основании своих выводов в ходе расследования.
Ваш заключительный абзац должен содержать инструкции для клиента, чтобы связаться с вами, если у него есть какие-либо вопросы или дополнительные комментарии по поводу претензии или отказа. Спасибо клиенту за претензию и его бизнес. Укажите, что, хотя вам и пришлось отказаться от этой конкретной претензии, вы надеетесь продолжить свои профессиональные отношения с клиентом в будущем. Если у вас есть какие-либо вложения, отметьте их здесь.
