Некоторые предприятия могут успешно работать только за наличный расчет, но эту модель довольно сложно сохранить, когда вы пройдете этап «мама и поп». Это особенно сложно, если вы продаете другим предприятиям, которые часто не рассчитывают заранее заплатить за свои покупки. Вместо этого вы создадите счет-фактуру для вашего продукта, который позже будет оплачен вашим клиентом. В течение времени между выставлением счета-фактуры и покупателем, который его оплачивает, он описывается как открытый счет для целей бухгалтерского учета.
Определение счета поставщика
Счет-фактура, по сути, является соглашением между продавцом и покупателем.Поставщик обязуется предоставить продукт или услугу заранее, а покупатель обязуется оплатить товар или услугу в соответствии с условиями счета-фактуры. Эти условия включают указанную дату наступления срока платежа, и большинство счетов-фактур включают штраф за просроченные платежи. Некоторые продавцы предлагают как морковку, так и палку, предоставляя аналогичную скидку при предоплате. В любом случае, поставщик, по сути, предоставляет кредит клиенту и рассчитывает получить оплату - по крайней мере, большую часть времени - своевременно.
Кредиторская задолженность, дебиторская задолженность
И клиент, и поставщик должны учитывать открытый счет в своем балансе. Для продавца это текущий актив. Это деньги, на которые можно разумно рассчитывать, чтобы оплатить предстоящие обязательства, такие как арендные платежи или счета за сырье. Для клиента это текущая ответственность. Он будет отображаться на вашем балансе напротив ваших текущих активов, которые включают ваши денежные резервы и текущий денежный поток, а также вашу собственную дебиторскую задолженность. В любом случае, он остается в этом месте, пока счет не будет закрыт.
Закрытое определение счета
Счет остается открытым до тех пор, пока клиент не выполнит, а продавец не получит оплату в полном объеме. В конце клиента платеж проводится как кредит на счет кредиторской задолженности, в идеале с указанием номера счета и, возможно, идентификации поставщика. Это обеспечивает контрольный журнал на случай, если возникнут проблемы с инвойсом или его оплатой. В конце поставщика платеж регистрируется как кредитовое авизо в бухгалтерской книге дебиторской задолженности, идентифицируемой номером счета и, в идеале, номером чека клиента. В любом случае, при полной оплате, соответствующей правильной сумме счета-фактуры - вычитании любой соответствующей скидки или добавлении соответствующего начисления процентов - теперь счет можно закрыть.
Частичные платежи сложные вещи
Относительно просто отслеживать открытый счет-фактуру и изменять его на закрытый, если он полностью очищен одним платежом. Это немного сложнее, если вы делаете или получаете частичные платежи по одному и тому же счету в течение определенного периода времени. Основной процесс проводки в бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности, если вы являетесь клиентом, или бухгалтерскую книгу дебиторской задолженности, если вы являетесь поставщиком, остается прежним. Трудность заключается в том, чтобы убедиться, что совокупная сумма платежей является правильной, как только вы рассчитали штрафы по процентам, и чтобы они были назначены для правильного счета. Некоторые сторонние сервисы и программные продукты, такие как, например, OpenInvoice.com, автоматизируют и оптимизируют этот процесс.
Опция дисконтирования счета
Для компаний с большим количеством открытых счетов нередко возникают временные проблемы с движением денежных средств в ожидании оплаты этих счетов. В таких ситуациях некоторые компании обращаются к опции, известной как дисконтирование счетов. Третья сторона авансирует продавцу деньги по неоплаченному счету в обмен на процент после получения счета. Ответственность за сбор платежей остается за продавцом. Это может быть полезным инструментом в трудную минуту, но это сказывается на вашей прибыли, поэтому вам нужно будет тщательно сопоставить свои краткосрочные потребности с вашей долгосрочной прибыльностью.
