Бизнес может иметь дело с сотнями или тысячами файлов каждый год. Организация избавляет от того беспокойного, напряженного чувства, которое вы испытываете при поиске чего-то важного. Правильная система регистрации может помочь вашему бизнесу работать более гладко и эффективно.
Предметы, которые вам понадобятся
-
файлы
-
Висячие файлы
-
Вкладки ярлыков
Проанализируйте ваши файлы. Лучше всего сортировать их по фамилии клиента, по проекту или в хронологическом порядке? Выберите характеристики, которые вы будете использовать при поиске файла.
Пометьте свои файлы четко. Разделите файлы меньшего размера на категории в висящей папке. Например, «июль 2008» может иметь собственную папку с надписью «висит», и вы можете вставить все контракты или папки за этот месяц в папку «висит».
Отдельные файлы в разные шкафы. Иметь один кабинет для административных файлов, таких как заказ расходных материалов, информация о заработной плате и резюме; другой кабинет для клиентских файлов с заполненными контрактами и информацией об оплате и проекте; и любой другой тип потребностей вашего бизнеса. Четко маркируйте шкафы.
Протестируйте свою систему регистрации, прежде чем представить ее своим коллегам. Убедитесь, что вы можете найти все легко и что то, как вы организовали вещи, имеет смысл. Если вы все организовали в хронологическом порядке, но тесты показывают в алфавитном порядке, измените вашу систему.
Позвоните на короткую встречу и объясните систему подачи заявок. Убедитесь, что все понимают, как работает система, и важность следования системе.
Решите, кто будет делать регистрацию. Вы можете делегировать регистрацию одному человеку или позволить каждому работнику делать свою собственную регистрацию. Сотрудники могут иметь шкаф для хранения документов в своих офисах, но вам все еще нужна центральная система хранения документов, в идеале с одним ответственным лицом.
Подайте важные документы ежедневно. Регулярная подача документов помогает вам оставаться организованным и удерживает подачу заявок от того, чтобы стать более сложной задачей, чем это необходимо. Используйте лотки для хранения документов в каждом офисе и убедитесь, что лотки опорожняются в конце каждого рабочего дня.
Оценивать систему регистрации каждые шесть-12 месяцев. Удалите устаревший материал из вашей системы.
