Точное описание работы является ключом к установлению успешных отношений между вашим бизнесом и подрядчиком по техническому обслуживанию. Установка четких ожиданий обслуживания до начала торгов может помочь вам избежать недоразумений, которые являются наиболее распространенной причиной сбоев аутсорсинга технического обслуживания, согласно веб-сайту FacilitiesNet. Получив выигрышную ставку, обсудите условия и напишите четкий, четко определенный контракт на обслуживание.
Требования к техническому обслуживанию
Замените традиционные соглашения об уровне обслуживания, основанные на затратах, которые встречаются в большинстве договоров на обслуживание, с требованиями к обслуживанию, основанными на результатах. В отличие от соглашений об уровне обслуживания, которые, как правило, включают списки задач и необходимых материалов, требования к техническому обслуживанию определяют как конечный результат, так и ключевые показатели эффективности, но позволяют подрядчику определить, какие шаги и материалы необходимы для достижения цели. Требования, основанные на результатах, особенно важны, если вы пользуетесь услугами аутсорсинга или обслуживаете оборудование, потому что вам не хватает внутренних знаний или навыков.
Параметры контракта
Определите параметры, которые позволяют эффективно управлять контрактами. Например, включите пункт, определяющий систему рабочих заданий, которая гарантирует, что обслуживающий персонал не принимает запросы на техническое обслуживание непосредственно от сотрудников, а также предоставляет вам возможность контролировать работу подрядчика и срочные или экстренные запросы на техническое обслуживание. Включите пункт, в котором указано, кто несет ответственность за предоставление и оплату инструментов и расходных материалов, необходимых для выполнения работ по техническому обслуживанию.
Расставьте приоритеты в чрезвычайных ситуациях и время реагирования
Устраните чрезвычайные ситуации, связанные с техническим обслуживанием, включив требования по вызову в нерабочее время и установив приоритетное время реагирования в нерабочее время в зависимости от степени срочности. В зависимости от требований к техническому обслуживанию вы можете установить ожидание по вызову только по будням или то, которое требует, чтобы подрядчик был доступен 24 часа в сутки, семь дней в неделю, 365 дней в году. Расставьте приоритеты в нерабочее время как срочные и срочные вызовы, а также установите время отклика для срочных и экстренных вызовов. Например, классифицировать неисправные кондиционеры как срочные и требовать, чтобы обслуживающий персонал по вызову находился на месте и работал над ремонтом в течение двух часов.
Опишите модель оплаты
Определите структуру оплаты, которая подойдет вам и подрядчику. Комбинация фиксированных и переменных платежей хорошо работает для большинства контрактов на техническое обслуживание. Используйте модель оплаты с фиксированной оплатой для планового, дежурного технического обслуживания и модель переменной оплаты как для дежурных, так и для неотложных звонков, срочных и экстренных вызовов. Например, увеличить фиксированную плату на 10 процентов за срочные звонки в нерабочее время и на 20 процентов за экстренные вызовы. Включите модель возмещения расходов, если вы планируете возместить подрядчику все или часть предоставленных им инструментов и расходных материалов.
