Денежные поступления происходят, когда компания получает денежную оплату от продажи продукта. Компания может получать наличные в различных формах, включая сборы с кредитных карт, личные чеки, бизнес-чеки, банковские или банковские переводы ACH, а также чеки или денежные переводы кассира.
подсказки
-
Денежные поступления - это любая форма денежных средств, полученных бизнесом, например, платежи клиентов (с помощью кредитной карты, персонального чека, наличных, бизнес-чека, денежного перевода, банковского перевода или банковского ACH), доходы от продажи неоперационных активов, процентный доход, прирост капитала или дивиденды, выплачиваемые за счет инвестиций или роялти.
Получение и учет наличных
Когда у компании есть денежные поступления, бухгалтер должен документировать входящие денежные средства и делать это с помощью специализированного бухгалтерского журнала, называемого журналом денежных поступлений. Этот журнал служит для отслеживания того, когда компания получает наличные деньги, а бухгалтер зачисляет на счет продаж и дебетует счет наличных денег. Если продажа осуществляется в кредит, например, когда компания выставляет счет-фактуру, а у покупателя есть 30 дней для оплаты счета, эта продажа регистрируется в отдельном журнале продаж.
Многие компании, такие как рестораны, совершают большой объем кассовых операций. Ряд других инструментов бухгалтерского учета помогают отслеживать поступления денежных средств, такие как ежедневная кассовая ведомость, журнал выплат наличными, фонд мелких денежных средств и периодические банковские выверки.
Для предприятий, которые в основном осуществляют продажи за наличные, ежедневный кассовый отчет позволяет компании отслеживать все полученные и выплаченные наличные. В конце каждого рабочего дня руководство может подсчитать фактические денежные средства, сравнить их с операциями на кассовом листе и затем сделать ежедневный банковский депозит. В конце каждого дня важно примирить любые различия между итогами и уточнить причину. Зачастую небольшая сумма денег использовалась для покрытия прочих расходов, но нигде не регистрировалась.
Эта базовая система предоставляет средства для обнаружения любого мошенничества, которое приводит к отсутствию наличных денег или к ошибкам, которые приводят к перерасходу наличных денег. Дефицит также может возникнуть из-за транзакции, за которую вы заплатили и забыли ее записать, но кассовый чек может помочь вам это уловить.
Кассовый цикл
Денежные поступления играют важную роль в так называемом денежном цикле, который представляет собой промежуток времени между моментом, когда компания выплачивает наличные своим поставщикам запасов и получает наличные от продаж, сделанных ее клиентам. Компании используют этот цикл, чтобы помочь им выяснить, сколько наличных денег они должны использовать для финансирования своих текущих операций, и эта важная концепция также помогает компаниям оценить потребности, которые они могут иметь для финансирования. Это также называется циклом денежных средств.
Компании используют расчет, чтобы вычислить количество дней в их денежном цикле. Расчет называется расчетом между наличными деньгами, который можно рассчитать по следующей формуле:
Денежный цикл, или дни с оплатой на наличные = количество дней в наличии на складе + количество дней в обращении - количество дней в обращении
Расчет денежного цикла говорит вам, сколько времени требуется, чтобы превратить инвентарь в наличные. Это очень полезно для компаний-производителей, которые должны выяснить, сколько времени требуется для обработки сырья в продаваемый инвентарь, завершения продажи и получения денег от клиента. Этот показатель ликвидности или то, как легко компания может превратить готовое сырье в наличные, может помочь руководству выявить неэффективность процесса производства и продаж.
Пример с оплатой наличными
Скажем, у вас есть компания, которая продает виджеты, а инвентарь имеет тенденцию оставаться на вашем складе около 40 дней перед продажей. Скажите также, что вы продаете своим клиентам в кредит, и они платят вам в течение 50 дней. У вас есть счета, которые необходимо оплатить, и вы, как правило, оплачиваете их в течение 30 дней, поэтому у вас есть непогашенная задолженность за 30 дней. Ваш расчет будет выглядеть следующим образом:
Денежный цикл: 40 дней запасов + 50 дней непогашенных продаж - 30 дней непогашенной кредиторской задолженности = 60 дней с момента оплаты наличными
Исходя из этого, вы пришли бы к выводу, что вашему бизнесу потребуется достаточный оборотный капитал, чтобы покрыть расходы в течение 60 дней, поскольку для получения денежных поступлений от текущей инвентаризации и продаж вам потребуется 60 дней.
Этот расчет очень удобен, особенно если вам необходимо провести предварительный прогноз из-за изменений в сроках получения денежных средств, при управлении плотным денежным потоком во время банкротства бизнеса или когда ваша компания хочет изучить альтернативные варианты задолженности, чтобы снизить стоимость заимствований.
Выдача наличных
Выплаты наличными, называемые оттоком денежных средств, представляют собой суммы денежных средств, которые покидают компанию. Некоторые примеры - кредиторская задолженность, операционные расходы и мелкие денежные средства.
Деньги поступают из компании и регистрируются в журнале выплат наличными. Из журнала выплат наличными проводки регистрируются в Главной книге, Главной книге кредиторской задолженности и любых других применимых книгах. Например, как владелец магазина розничной торговли вы можете производить платежи, чтобы покупать новые запасы, оплачивать счета в вашей кредиторской задолженности и покрывать расходы на заработную плату.
Производители производят денежные выплаты для оплаты сырья и материалов, а также для покрытия других производственных затрат. Счета журнала выплат наличными получают дебеты и кредиты для каждой транзакции, и журнал показывает, как итоги влияют на общий остаток денежных средств на счете компании.
Просматривая записи о выплатах денежных средств в журнале, руководство может отслеживать, сколько денег выходит из компании и по какой причине. В журнале выдачи наличных также отображается номер чека для всех выпущенных чеков, что упрощает поиск пропущенных или проблемных чеков. В пакете программного обеспечения для бухгалтерского учета, таком как QuickBooks, вы можете увидеть журнал денежных выплат, называемый чековым регистром.
Предотвращение мошенничества
Бухгалтеры часто упоминают о внутреннем контроле, и эти важные руководящие принципы действуют как меры безопасности для предотвращения мошенничества, когда речь идет о денежных поступлениях и выплатах. Компании, которые не имеют надлежащего внутреннего контроля, могут найти сотрудника, использующего чеки компании, чтобы оплатить свои личные счета или совершающего электронные переводы себе.
Чтобы гарантировать, что выплаты наличными имеют адекватные меры предосторожности, которые предотвращают мошенничество, для компаний важно разделить обязанности, чтобы одно и то же лицо, которое разрешает или подписывает чек или банковский перевод, не имело возможности выполнять другие части транзакции, такие как создание проверить или инициировать банковский перевод.
Для небольших компаний это может быть затруднено из-за небольшого персонала, и это помогает получить доступ к банковским выпискам раньше, чем любой другой сотрудник компании, просмотреть каждую транзакцию и проверить копию, найти все, что кажется необычным, а затем связаться с банком если нужно.
Проверка авторизованных лиц, подписывающих чеки, является важным шагом, и у этого лица не должно быть доступа к бланкам чеков или возможности вводить транзакции в систему бухгалтерского учета компании. Использование штампа подписи для чеков может создать дополнительные проблемы, потому что часто кому-то легко украсть печать, а также украсть стопку пустых чеков.
В некоторых компаниях чеки требуют две подписи, обычно с пороговым значением в долларах, чтобы меньшие суммы чеков можно было использовать только с одной подписью. Это допускает определенную степень разделения обязанностей при выдаче чеков сверх определенной пороговой суммы. Не забывайте о банковских переводах, так как они стали более популярными в последние годы.
Персонал, ответственный за создание электронных переводов, должен быть отделен от лица, которое выпускает электронные переводы. Если кадровое обеспечение не допускает разделения, вы можете настроить систему, в которой ваш банк будет звонить другому человеку в компании всякий раз, когда он получает запрос на электронный перевод.Этот звонок не должен идти человеку, который имеет возможность инициировать электронные переводы.
Наконец, проведите ежемесячную банковскую сверку, используя кого-то, кто не участвует в выплатах наличными. Любые необычные транзакции или проверки изображений должны отслеживаться и расследоваться.
Как рассчитать начальное сальдо?
Денежные поступления компании играют важную роль в составлении бюджета движения денежных средств. Возможно, вы слышали отчет о движении денежных средств, который называется «отчет об источниках и использовании». Денежные поступления компании представляют источник жизненной силы компании, ее источники. Выплаты наличными компании составляют использование наличных денег.
Чтобы рассчитать начальное сальдо для своих источников и использовать отчет о движении денежных средств, все, что вам нужно сделать, - это просмотреть свою банковскую выписку в Интернете или позвонить в банк и ввести сумму денег, хранящуюся в банке. К этому начальному остатку денежных средств прибавьте все поступившие денежные поступления и вычтите общие денежные выплаты, поступающие из компании. Сумма этих трех частей равна вашему итоговому балансу или сумме денег, которую вы оставили. Для бюджета может оказаться полезным показывать эти расчеты ежемесячно.
Например, ваш начальный баланс - это наличные, которые у вас есть в первый день месяца. Ваш начальный баланс на следующий месяц равен конечному балансу за предыдущий месяц. Ваш начальный баланс любого месяца всегда равен той же сумме, что и итоговый баланс предыдущего месяца.
В рамках создания отчета о движении денежных средств, особенно если вы используете прямой метод, который включает денежные средства от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, вы можете спросить: «Являются ли денежные средства, полученные от клиентов, операционной деятельностью?» Да, но это не так просто. Не все клиенты платят наличными, поэтому некоторые продажи компании осуществляются в форме дебиторской задолженности с момента продажи в кредит. В этом случае вы должны начать с общей суммы продаж компании за определенный месяц и скорректировать ее в соответствии с изменением баланса дебиторской задолженности компании, чтобы получить правильное количество денежных поступлений.
Если дебиторская задолженность увеличилась за рассматриваемый период, вычтите это увеличение из показателя продаж, чтобы рассчитать сумму денежных поступлений от клиентов. Если баланс вашей кредиторской задолженности уменьшился, добавьте эту сумму к общей сумме продаж, чтобы рассчитать общую сумму денежных средств, полученных от ваших клиентов.
Типы денежных поступлений
Денежные поступления поступают в бизнес во многих формах, преимущественно от продаж клиентов. В зависимости от размера и типа бизнеса эти притоки могут быть, например, в форме платежей, произведенных кредитной картой, наличными, денежным переводом или личным чеком. Бизнес только по подписке может получать большую часть своих денежных поступлений в форме банковских ACH-платежей. Предприятия также получают денежные средства от других видов деятельности, помимо продажи товаров или услуг, таких как роялти, процентные доходы, дивиденды и прирост капитала от инвестиций и выручки от продажи различных активов.
Доход - это деньги, которые бизнес получает от своей обычной текущей коммерческой деятельности. Когда приходит время читать финансовые отчеты и интерпретировать фактические денежные поступления в сравнении с рассчитанным числом, это помогает определить некоторые термины. Например, доход и доход одинаковы? Нет, потому что, хотя выручка, также называемая продажами, представляет деньги от клиентов, выручка представляет собой то, что осталось после использования этой выручки для оплаты расходов компании.
Являются ли выручка и прибыль одинаковыми? Прибыль означает, по сути, то же самое, что и выручка, поскольку она представляет собой только сумму денег, оставшуюся после того, как вы оплатили все счета из денег, полученных от ваших клиентов.
И, наконец, доход и доход одинаковы? Некоторые люди могут использовать термин «доход» для обозначения выручки от продаж, но с точки зрения бухгалтерской терминологии доход, скорее всего, будет означать операционный доход. Операционный доход немного отличается от прибыли или прибыли, поскольку он не учитывает стоимость товаров и операционных расходов, но в отличие от прибыли или прибыли, операционный доход не включает налоговые расходы и другие неоперационные расходы.
